5 Bedrijfsvoering

De huisvestingsambitie van Hogeschool Viaa ligt vast in het document Hogeschool Viaa Schetsontwerp en blauwdruk. Het document geeft inzicht en richting aan de ambities van onze hogeschool waar het de eigen huisvesting betreft. Een belangrijke ambitie uit ons huisvestingplan is in 2021 gerealiseerd.

In juli startte de uitvoer van de realisatie van de Agora, de nieuwe ontmoetingsruimte van de hogeschool. Agora is de Griekse benaming voor plein of marktplaats. Het hart van onze hogeschool, met als belangrijk doel het faciliteren en stimuleren van de ontmoeting. In de Agora zijn het sociaal leerplein, de mediatheek, diverse groepsruimten en een multifunctionele ruimte gesitueerd en met elkaar geïntegreerd. De laatstgenoemde multifunctionele ruimte vervult een jarenlang gekoesterde wens om over een ruimte te beschikken waar veel diverse vormen van ontmoeting een plek kunnen krijgen. Werkvelddagen, symposia, lezingen maar ook colleges zijn hiervan voorbeelden. Wij kijken terug op een goed verlopen proces, met beperkte overlast voor de organisatie. Wij mochten al veel positieve reacties ontvangen.

Tegelijkertijd met dit project kenmerkte 2021 zich door de coronacrisis. Veel werk is verzet om mee te bewegen met de maatregelen en de huisvesting zo goed mogelijk in te zetten voor de fysieke onderwijsactiviteiten. Thuiswerken was de norm. De balans tussen fysiek en online onderwijs een terugkerende uitdaging.

De voorbereidingen voor het volgende project Annex en het thema 'werken' zijn volop aan de gang.

Het jaar 2021 stond wat ICT betreft nog steeds in het teken van aanpassingen naar aanleiding van de coronacrisis. Maatregelen waren erop gericht om zoveel mogelijk vanuit huis te werken, onderwijs te geven en te studeren. De Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO) heeft een grote bijdrage geleverd aan het goed blijven voorzien van studieinformatie en studiemateriaal. De Microsoft-omgeving Teams heeft de digitale klassen en video-meetings mogelijk gemaakt. De relatie tussen ICT en onderwijs is belangrijker geworden dan ooit. Hogeschool Viaa werkt aan dit thema middels een werkgroep ICT & Onderwijsinnovatie, die richting en vorm moet geven aan de kansen op het raakvlak van onderwijs en ICT.

Daarnaast wordt verder gewerkt aan het integreren van verschillende onderwijsapplicaties binnen het applicatielandschap. Het is belangrijk dat zowel studenten als personeel makkelijk toegang hebben tot informatie en ook online interactie kunnen hebben als het gaat om onderwijs.

Nadat in 2020 samen met de Radiantpartners de SIS-applicatie is aanbesteed en er gezamenlijke inrichting heeft plaatsgevonden, is de applicatie op 13 april 2021 live gegaan. Er zijn koppelingen gebouwd naar diverse andere applicaties, waarvan de koppeling naar Onderwijs Online een belangrijke is.

Binnen de toetsapplicatie TestVision hebben er 4419 digitale afnames plaatsgevonden, verspreid over de academies.

Voor stage-activiteiten is een aparte applicatie in gebruik genomen; OnStage.

De applicaties zijn basaal ingericht en zullen verder stap voor stap in gebruik genomen worden.

De financiële positie van Hogeschool Viaa is in 2021 toegenomen ten opzichte van 2020, vooral door het positieve resultaat en de toename van de materiële vaste activa. Hier staat een aanzienlijke afname van liquide middelen tegenover. Hetzelfde beeld zien we terug bij de kengetallen, de liquiditeitsratio komt vanwege een momentopname en omvangrijke investeringen tijdelijk onder de norm van 1,0.

In 2021 is voor € 3.100.000 geïnvesteerd, waarvan € 2.200.000 is uitgegeven voor de renovatie tweede fase, hierdoor nemen de materiële vaste activa ook significant toe. Ten behoeve van deze investering is een financiering aangetrokken met een totale omvang van € 1.550.000, waarvan in 2021 € 632.000 is onttrokken aan het bouwdepot. Het restant zal in 2022 worden onttrokken.

De afname van de voorzieningen betreft voornamelijk de voorziening voor langdurig zieken, die ultimo 2018 en 2019 zijn opgenomen en in de loop van 2020 voor een deel weer is vrijgevallen en wat is doorgezet in 2021. Overige voorzieningen zijn licht toegenomen.

De afwijkingen ten opzichte van de begroting 2021 betreffen vooral:

• hogere Rijksbijdragen door een hogere lumpsum als gevolg van loon- en prijscompensatie en compensatie voor halvering collegegelden en bijdrage NPO middelen;
• lagere opbrengsten collegegelden als gevolg van halvering collegegelden en een ander verloop van het aantal studenten dan begroot;
• lagere baten werk in opdracht van derden, door de coronacrisis nog steeds achterstanden bij verschillende projecten, tevens zijn niet alle verwachtingen gerealiseerd;
• hogere personeelslasten als gevolg van meer inzet van personeel, door groei van het aantal studenten en voorinvesteringen, verder door hogere loonkosten vanwege de aanpassing van de cao en vooral door de extra NPO-middelen;
• hogere huisvestingslasten door hogere energielasten, deels eenmalig en deels structureel;
• hogere overige lasten vooral als gevolg hogere ICT-lasten in verband met uitgaven kwaliteitsgelden en NPO-middelen.

Verwacht wordt dat het aantal studenten de komende jaren verder gestaag zal toenemen. Dit als gevolg van een positieve verwachting ten aanzien van de instroom en verbeterde studierendementen, met andere woorden een lagere structurele uitval. De instroom op 1 oktober 2021 is licht lager uitgekomen dan onze verwachting in de meerjarenbegroting van 2021-2025, wel was er nog steeds sprake van groei. De personele ontwikkeling volgt waar nodig de ontwikkeling van het aantal studenten. Dit is ook op die manier verwerkt in de meerjarenbegroting 2022-2026.

Hogeschool Viaa heeft het jaar 2021 positief afgesloten, het resultaat is uitgekomen op € 807.000, bij een begroting van € 8.000 negatief. In 2021 is uiteindelijk 2,7 fte meer ingezet dan begroot en is er ook significant meer Rijksbijdrage ontvangen. Daarnaast was er onder andere door de voortzetting van de coronamaatregelen en halvering collegegeld sprake van tegenvallende baten en bijzondere lasten. Doordat er naast de tegenvallende zaken significant meer Rijksbijdragen zijn binnengekomen, vooral vanwege de toekenning van NPO-middelen, is het resultaat ver boven de begroting uitgekomen. Op de liquiditeitsratio na, nader toegelicht, alle kengetallen zijn positief gebleven in 2021.

Voor de begroting van 2022 en verder is uitgegaan van een Rijksbijdrage per student conform de laatste raming van OCW voor 2022. Dit resulteert in een Rijksbijdrage die uitsluitend wijzigt (in dit geval toeneemt) door de mutatie van het studentenaantal. Bij de dienstverlening is sprake van een lichte ambitie in de meerjarenbegroting. Door de verwachte toename van het aantal studenten in de komende jaren ontstaat de benodigde financiële ruimte voor de toenemende huisvestings-, afschrijvings- en financieringslasten als gevolg van de renovatie tweede fase. Mede doordat het aantal studenten op 1 oktober 2018 een stuk lager lag en de aanvullende pabo-bijdrage wegviel in 2020, was de begroting voor het jaar 2020 negatief. Door bijzondere en onvoorziene omstandigheden is dit nog negatiever uitgekomen, door een een solide financiële positie zijn we in staat om dit goed op te vangen. De financiële situatie van Viaa blijft naar verwachting echter ook in de toekomst gezond, waardoor er ruimte is en blijft, zowel in de exploitatie als in het eigen vermogen, om mogelijke tegenvallers in de toekomst te kunnen opvangen. Vanaf het jaar 2021 zullen we naar verwachting weer positieve resultaten behalen, ook vanwege de stijging van het aantal studenten. Vanaf 2021 verwachten we ook meer inkomsten te kunnen generen vanuit extra projecten en nieuwe opleidingen, waardoor we minder afhankelijk zijn van de Rijksbijdrage.

De bijdrage vanuit de Kwaliteitsafspraken maakt onderdeel uit van de Rijksbijdragen en zijn derhalve opgenomen in de meerjarenbegroting.

De ontwikkeling van de balans en de liquiditeiten van Viaa wordt beïnvloed door de renovatie tweede fase. Deze heeft tot gevolg dat het saldo materiële vaste activa zal toenemen en daartegenover de langlopende schulden in mindere mate. Deze ontwikkelingen hebben een negatief effect op de solvabiliteit, maar in alle jaren blijft deze ruim boven de norm van 25%. Doordat we niet de gehele renovatie financieren is de liquiditeitsratio in 2021 even onder druk gekomen zoals verwacht, dit is echter een tijdelijke situatie en een momentopname. Door de uitgaven in het kader van de NPO plannen, die in 2021 niet geheel zijn gerealiseerd en daardoor worden doorgeschoven naar 2022 zal het verwachte resultaat in 2022 negatief zijn. Naast de investeringen in de renovatie hebben de per saldo positieve resultaten over de periode 2023 t/m 2026 een positieve bijdrage op de balansposities en de kasstroom van Viaa. Deze dragen namelijk bij aan een positieve ontwikkeling van de liquiditeit, het netto werkkapitaal en het weerstandsvermogen.

In het jaar 2021 was er sprake van een negatieve kasstroom vanwege de grote investeringen en slechts gedeeltelijke financiering, dit zal in het jaar 2022 weer positief zijn ondanks het verwachte negatieve resultaat. Verder is de liquiditeitsratio in 2021 onder de norm uitgekomen, dit betreft echter een momentopname vanwege de investeringen die grotendeels in de laatste maanden zijn verwerkt. De kengetallen zullen in de jaren van de meerjarenbegroting steeds boven de norm blijven. Het aandeel personeelskosten ligt wat hoger dan de streefwaarde, dit ligt steeds rond de 78% bij een streefwaarde van 75%. Hierbij speelt dat het voor een kleine hogeschool lastiger is bij te sturen op ontwikkelingen. Verder liggen andere kosten relatief wat lager dan bij een gemiddelde hogeschool, dat vertekent het beeld.

In de hogeschool is verder gewerkt aan het ontwikkelen van het risicomanagement. We proberen risico’s zoveel mogelijk te voorzien, te beperken en/of af te dekken. Gekozen is voor een systeem van periodieke risico-inventarisatie, zodat alle onderdelen en processen van de organisatie tijdig geëvalueerd worden.

Belangrijke risico’s zijn:

1. De ontwikkeling van het aantal studenten. Belangrijke factoren hierin zijn het imago van de instelling en de belangstelling van studenten. Naast een goede kwaliteitsbewaking is en wordt er intensiever gewerkt aan PR en marketing om potentiële studenten bekend te maken met de hogeschool.
2. De omvang van het personeelsbestand. De omvang van het personeelsbestand is mede afhankelijk van het aantal studenten en de ontwikkeling van de derde geldstroom. Het risico is dat bij lagere studentenaantallen de omvang niet snel naar beneden kan worden bijgesteld of tegen hoge kosten de omvang geforceerd moet worden aangepast. Dit risico is in beeld gebracht voor de komende jaren en wordt beheerst. Als streefwaarde hanteren we een flexibele schil van minimaal 10%.
3. De kwaliteit van de opleidingen. Naast kwaliteitsborging via het interne kwaliteitszorgsysteem, Viaa-accreditering en ontwikkeling en actualisering van curricula is er aandacht voor adequaat personeelsbeleid onder meer in de vorm van functionerings- en beoordelingsgesprekken en professionalisering.
4. De ontwikkeling van de Rijksbekostiging. De verwachting is dat er niet veel extra reguliere middelen ter beschikking worden gesteld, terwijl de eisen aan hogescholen vermoedelijk zullen toenemen. De nieuwste ontwikkeling betreft een verdere aanpassing van een hogere vaste voet ten koste van de bijdrage per student. Om dit risico te verminderen wordt er in de meerjarenbegroting gestuurd op de interne normen. Wel worden er extra middelen beschikbaar gesteld vanuit de Kwaliteitsafspraken en het sectorplan, deze zijn gedurende het jaar 2020 definitief toegekend en ook voor 2021 zijn de bedragen definitief. Naast de kwaliteitsgelden zijn in 2021 zoals verwacht extra middelen ter beschikking gesteld vanuit het Nationaal Programma Onderwijs (NPO), het gaat hier om een significante bijdrage voor de jaren 2021 t/m 2025 waarvan de jaren 2021 en 2022 heel concreet zijn vastgesteld met specifieke budgetten. Daarnaast betreft het compensatie voor toename studenten en halvering collegegelden. Hiervoor zijn plannen gemaakt en ingediend, dit wordt nauwlettend gevolgd, echter de verantwoording is hier zeer bepalend. Verder lijkt het erop dat er in de nieuwe kabinetsperiode Rutte IV wijzigingen worden aangebracht in het huidige leenstelsel, wat ongetwijfeld ook weer bezuinigingen met zich mee zal brengen.
5. Ontwikkeling derde geldstroom. Door teruglopende budgetten bij partners in de onderwijs- en zorgsector staat deze ontwikkeling onder druk. Dit wordt nauwkeurig gevolgd, zodat tijdig maatregelen genomen kunnen worden. Met ingang van 2021 besteden we hier nadrukkelijk meer aandacht aan en ook in de komende jaren van de nieuwe strategische periode wordt hier door middel van een nieuw plan extra op ingezet.
6. In 2020 zouden we een vervolg geven aan de renovatie fase 2 waarvan de eerste onderdelen in 2019 zijn uitgevoerd. Echter door de opgelegde coronabeperkingen en de benodigde ruimte waren we genoodzaakt de volgende fase op te schorten. De start en eerste oplevering van de binnenzijde (de benedenverdieping, bestaande uit de aula, mediatheek, restaurant en ontmoetingsruimtes) van het gebouw heeft nu plaatsgevonden vanaf medio 2021. Door de grote investeringen in korte tijd en gedeeltelijke financiering is er een grotere druk komen te liggen op de liquiditeit in 2021, hier sturen we strak op d.m.v. liquiditeitsprognoses. De volgende fase betreft het laatste deel van de buitenzijde van het gebouw, deels sloopwerk en aanhechting in de stijl van de overige delen.  
7. In 2020 hebben we te maken gekregen met de coronacrisis, ook in 2021 hebben we hier nog grotendeels mee te maken gehad. Dit heeft een negatief effect gehad op het resultaat in 2020, ook in 2021 heeft dit nog effect gehad op inkomsten uit dienstverlening en de instroom van studenten, welke licht lager was dan verwacht. Wel hebben we in 2021 beter grip op de kosten kunnen houden doordat we beter konden anticiperen op verschillende situaties, verder is getracht om de opbrengsten vanuit dienstverlening op peil te houden en zo mogelijk nog wat in te halen vanuit 2020. Dit is slechts gedeeltelijk gelukt, blijkens de resultaten in 2021.
8. Door het ministerie is een rekenmethode ontwikkeld voor het signaleren van mogelijk bovenmatig publiek vermogen. Bij Hogeschool Viaa komt de verhouding publiek vermogen ten opzichte van het normatief eigen vermogen uit op 0.30, ver beneden deze signaleringswaarde (> 1.0).

Hogeschool Viaa kent een Treasurystatuut waarin het Treasurybeleid en de daarbij horende bevoegdheden zijn weergegeven. Het Treasurybeleid is risicomijdend. Alle gelden worden aangehouden bij instellingen met een A-rating. Overtollige liquiditeiten worden ondergebracht op een spaar- en depositorekening tegen een geldend rentepercentage van rond de 0%.

Overzicht uitstaande gelden op balansdatum:
Gelden op rekening-courant: € 1.364.000 (dagelijks opvraagbaar)

Gelden op spaar- en depositorekening:
< 1 maand: € 1.388.000 (dagelijks opvraagbaar; vast rentepercentage)

Langlopende schulden:
Vanaf 2016 is een lening verstrekt door de Provincie Overijssel, vertegenwoordigd door het Energiefonds Overijssel II B.V. in het kader van de renovatie van het schoolgebouw te Zwolle. De lening kent een hoofdsom van € 5.000.000 en een looptijd van 15 jaar. Daarnaast is in 2018 een aanvullende lening verstrekt door Pettelaar Effectenbewaarbedrijf N.V., vertegenwoordigd door de ASN Bank (Groenprojectenpool), waarin een deel van de oorspronkelijke hoofdsom van de lening van het Energiefonds Overijssel II B.V. is overgenomen door de ASN Bank en is tevens in het kader van de renovatie van het schoolgebouw. Deze lening kent een hoofdsom van € 3.000.000 en een looptijd van 15 jaar.

In 2021 is een aanvullende financiering verstrekt door de Provincie Overijssel, vertegenwoordigd door het Energiefonds Overijssel II B.V. in het kader van de tweede fase van de renovatie van het schoolgebouw aan de Wethouder Alferinkweg te Zwolle. De tweede fase betreft de binnenzijde en benedenverdieping, aula en overige ruimtes (Agora) en tevens sloop en afronden van het laatste deel van de buitenzijde (Annex). Deze lening kent een hoofdsom van € 1.550.000 en is verstrekt onder dezelfde voorwaarden als de oorspronkelijke lening.