3 Sociaal jaarverslag

In het wervingsbeleid zet Hogeschool Viaa in op een goede match tussen student en de gekozen studie. In afstemming met decanen, mentoren en studieloopbaanbegeleiders van het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs richten we de voorlichting zo optimaal mogelijk in en blijven we werken aan het verbeteren van de aansluiting met Hogeschool Viaa. Daar zijn zowel docenten en andere medewerkers van de opleidingen als de afdeling Marketing en Communicatie bij betrokken. In de voorlichting benaderen we studenten gericht voor het opleidingstraject dat het best past bij hun vooropleiding. Elke opleiding heeft een eigen campagneteam, waarmee gericht en op maat een wervingsplan wordt opgesteld.

Elke aspirant-student krijgt een intakegesprek. De studiekeuzecheck die de voltijdstudenten invullen, draagt ertoe bij dat er een goede voorspelling van de geschiktheid van de student kan worden gedaan als het gaat om de voorgenomen studie. Hiermee kan uitval zoveel mogelijk beperkt worden. Voor de toelaatbaarheid tot de pabo, gelden bovendien de landelijke toelatingstoetsen.

Verder hebben de opleidingen maatregelen getroffen om de aansluiting met het hbo zo soepel mogelijk te laten verlopen. De pabo biedt belangstellenden aan hen te informeren over de toelatingstoetsen op de pabo. Bij zowel de Academie Health Care als de Academie Social Work/Theologie wordt de ‘brugmodule’ voor mbo-studenten aangeboden om de doorstroming naar het hbo te vergemakkelijken.

De werving van studenten leverde in 2022 in totaal 595 nieuwe studenten op. Dit is een daling ten opzichte van het jaar daarvoor. Met de nieuwe instroom kwam het totaal aantal studenten per 1 oktober 2022 uit op 2099.

In 2022 bestond het team van studentbegeleiding uit 5 studentendecanen en 2 studentenpastors/-counselors. Het deel studentendecanen beslaat in totaal 1,8 fte en vanaf september 2,2 fte, waarvan 0,4 fte voor beleid. Deze uitbreiding in inzet is deels structureel vanuit de kwaliteitsgelden en deels tijdelijk vanuit de NPO-gelden. Het pastoraat bestaat uit 1,2 fte.

Een groot deel van het werk van de studentbegeleiding (zo’n 75% van de tijd) wordt besteed aan het voeren van gesprekken met individuele studenten. Er is aan meer dan 320 studenten begeleiding verleend, dat is meer dan 15% van alle studenten.

De overige tijd, en dit is een groeiende taak vanuit de studentbegeleiding, wordt besteed aan voorlichting (bv aan nieuwe studenten en op open dagen), coördinatie, trainingen geven en overleg. Zo wordt er intern afgestemd over studenten (bijv. met coördinatoren, team suïcide preventie, examencommissie, management, PPO-docenten) én extern (Impacter, Moneyfit, DUO). Vaker vindt een zorgoverleg plaats met begeleiders van studenten op specifieke thema’s zoals autisme, een visuele beperking of psychische klachten.

Studentenwelzijn
In 2022 zijn de verbeterplannen voor studentbegeleiding en studentenwelzijn tot 2024 definitief vastgesteld. Op de volgende thema’s is ingezet:

1. Sociale kaart. In 2022 is met 3 studenten Social Work gewerkt aan het helder maken van interne en externe hulpbronnen, inclusief een centrale plek voor praktische informatie voor studenten. 
2. Communicatie student. De informatievoorziening voor studenten is in overleg gecentraliseerd in het digitaal onderwijssysteem en er is een communicatieplan gemaakt om uitingen beter bij studenten in beeld te krijgen (nieuwsbrief, digitale krant, wc-posters). 
3. Studietools. Er is voor studenten in de digitale onderwijsomgeving een overzicht met tips voor de studie en studeren.
4. De rolverdeling in het intern zorgsysteem is helder en de mogelijkheden voor multidisciplinair overleg zijn onderzocht, vastgesteld en met betrokken actoren besproken en gedeeld. 
5. Groepsgericht werken. Er is een programma voor peer to peer support voor studenten opgezet (Buddy2Study) en de pastors hebben groepsgerichte trainingen gegeven, waaronder een nieuwe training voor de aanpak van faalangst.

Voor het volgend jaar wordt verder ingezet op: 

1. Kwaliteitsborging 
2. Toerusten collega’s 
3. Onderzoek lectoraat 

Inclusief studeren
In 2022 is Hogeschool Viaa beoordeeld met een eerste plek voor de waardering van studenten met een extra ondersteuningsbehoefte (rapport ECIO). Mooie scores gaven studenten voor het hebben van een aanspreekpunt, het begrip van docenten, informatie in het persoonlijk gesprek en toets- en onderwijsvoorzieningen. Daarnaast is door ECIO een beleidsscan uitgevoerd, als basis voor verbeteringen op het gebied van inclusief onderwijs. Uit dit overwegend positieve rapport zijn vanuit de aanbevelingen vier aandachtspunten meegenomen voor het aanscherpen van de kwaliteit.

1. Informatievoorziening richting studenten, vooral hogerejaars studenten en langstudeerders.
2. Deskundigheid medewerkers trainen op kennis van inclusief onderwijs in de breedste zin van het woord, van digitale aanpassingen tot kennis over functiebeperkingen. 
3. De borging van processen. 
4. Bewustwording over het studeren met een functiebeperking binnen de organisatie. Daarvoor is o.a. besloten het VN verdrag Inclusief onderwijs te tekenen.

In 2022 is de aanvraag voor speciale voorzieningen bij toetsen en onderwijs richting de examencommissie gestandaardiseerd.

In het alumnibeleid heeft Hogeschool Viaa als uitgangspunt een levenslange relatie te willen onderhouden met afgestudeerden. Deze relatie moet voor de alumni een meerwaarde hebben op kennis- en netwerkniveau. Hogeschool Viaa hanteert daarom een centraal alumnibeleid, dat valt onder programma STROOM. Daarnaast wordt op decentraal niveau door de verschillende opleidingen jaarlijks een congres of netwerkbijeenkomst georganiseerd voor alumni en nieuwsbrieven verzorgd.

Het aantal medewerkers is gedaald, maar de totale formatie is licht gestegen ten opzichte van 2021. Dat betekent dat de gemiddelde formatie iets is toegenomen.  De groei in formatie wordt deels veroorzaakt door vervanging i.v.m. het hoge ziekteverzuim. 

Hogeschool Viaa heeft behoefte aan een zekere mate van flexibiliteit als het gaat om de personeelsformatie. We streven naar minimaal 10% en maximaal 15% flexibele formatie. Daarmee kunnen fluctuaties van allerlei aard opgevangen worden. Daarnaast is er binnen de academies behoefte aan specialismen uit het werkveld. Elk jaar worden specialisten vanuit het werkveld als docent ingezet voor een korte periode. Nieuwe medewerkers worden eerst voor bepaalde tijd aangenomen. Als duidelijk is dat de formatie structureel nodig is en er sprake is van goed functioneren, dan volgt na een jaar tijdelijke arbeidsovereenkomst in principe een overeenkomst voor onbepaalde tijd.

Voor ziektevervanging en tijdelijke extra werkzaamheden (zoals bij de vernieuwing van curricula of andere innovatieve projecten) wordt, naast tijdelijke contracten, ook gebruikgemaakt van tijdelijke uitbreidingen op arbeidsovereenkomsten.

Op peildatum 31 december 2022 was 11,4% van de totale formatie in tijdelijke dienst. Op dat moment was één medewerker via een uitzendconstructie werkzaam. Gemiddeld over heel 2022 was de flexibele schil 13%. Dat Is binnen de streefpercentages van 10-15%.    

Hogeschool Viaa is wettelijk eigenrisicodrager voor de WW en de BWW en heeft actief beleid om de instroom zoveel als mogelijk te beperken. Bij beëindiging van een arbeidsrelatie -waarbij geen sprake is van ontslag op eigen verzoek- wordt gestreefd naar begeleiding van werk naar werk.  Als dat niet mogelijk is gebleken wordt tijdens de WW actieve begeleiding ingezet via de dienstverlening van Randstad Rise-Smart (voorheen ‘Grip op de (B)WW’).
Tevens wordt preventief actieve loopbaanbegeleiding ingezet en professionalisering met het oog op ander werk.

In 2022 liepen twee bovenwettelijke WW-trajecten. Eén keer was er sprake van een toekenning van 3 maanden en het andere is een oud traject met slechts een zeer geringe uitkering omdat de ex-collega een nieuwe baan heeft gevonden met een iets lager salaris waardoor er nog sprake was van suppletie. 

De christelijke identiteit van Hogeschool Viaa laat zich gemakkelijk verbinden met HR-doelstellingen. We vinden het belangrijk dat medewerkers hun door God gekregen talenten optimaal kunnen inzetten en ontwikkelen. Het beleid met betrekking tot Professionalisering en Duurzame Inzetbaarheid zijn daarbij de meest aangewezen HR-instrumenten. Daar is royaal invulling aan gegeven. 

Professionalisering is een vast onderwerp in de HR-gesprekken. In de cao-hbo is overeengekomen dat 6% van het getotaliseerde jaarinkomen besteed moet worden aan professionalisering; 3% aan het basisrecht in uren en 3% wordt besteed aan vervanging en out-of-pocketkosten, zoals collegegelden, reis- en verblijfkosten en kosten voor studie materialen.

Het getotaliseerde jaarinkomen (brutosalaris + vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering) bedroeg in 2022 € 11.702.201,-. Onderstaand overzicht geeft de bestede gelden weer, verdeeld over de diverse categorieën.

Sinds de wisseling van arbodienst van Arbo Unie naar Covades in 2020 is de verzuimbegeleiding aangescherpt. Medewerkers worden bij verzuim eerder dan voorheen door de casemanager gebeld zodat een snelle triage plaats kan vinden. Deze manier van werken wordt als positief ervaren

Dat Hogeschool Viaa het motto ‘voorkomen is beter dan genezen’ hanteert bij het ziekteverzuimbeleid, ligt voor de hand. De individuele medewerker en diens leidinggevende zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor preventieve maatregelen om ziekte zoveel als mogelijk te voorkomen. De HR-gesprekken zijn daarbij het meest aangewezen instrument. Het arbeidsgerelateerde zorgpakket Zilveren Kruis wordt bij voorkeur preventief ingezet.

Het verzuimpercentage over 2022 is gestegen in vergelijking met 2021 en is erg hoog. Bij de academie Health Care zien we de hoogste cijfers. Behalve dat daar drie situaties zijn met een niet te voorkomen WIA -instroom, lag de oorzaak daar ook bij long-Covid. Samen met Covades, de arbodienst, wordt hard gewerkt aan reductie van het verzuimpercentage.    

Het lange verzuim heeft het grootste aandeel in het totale verzuimpercentage. In deze categorie zijn nu nog de drie WIA-instromers opgenomen. 

Het arbeidsomstandighedenbeleid is gericht op optimale arbeidsomstandigheden, zodat de veiligheid en de gezondheid van de medewerkers van Hogeschool Viaa zoveel mogelijk worden gewaarborgd en bevorderd. De motivatie daarvoor is tweeledig. Hogeschool Viaa wil een goede werkgever zijn en is daarnaast gebaat bij gezonde en vitale medewerkers.

Het arbeidsgerelateerde pakket Livvit draagt bij aan goede arbeidsomstandigheden. Het doel van dit pakket is vooral preventie. Er is in 2022 105 keer gebruik gemaakt van het aanbod uit het Livvit-pakket.