5 Bedrijfsvoering

De huisvestingsambitie van Hogeschool Viaa ligt vast in het document Hogeschool Viaa Schetsontwerp en blauwdruk. Het document geeft inzicht en richting aan de ambities van onze hogeschool waar het de eigen huisvesting betreft. Ook in 2022 is een belangrijke ambitie uit ons huisvestingplan gerealiseerd.

In juli startte de uitvoering van de realisatie van de Annex, de nieuwe uitgifteruimte voor de catering van de hogeschool. De Annex maakt onderdeel uit van de Agora, het hart van onze hogeschool, met als belangrijk doel het faciliteren en stimuleren van de ontmoeting. In de Agora zijn het sociaal leerplein, de mediatheek, diverse groepsruimten en een multifunctionele ruimte gesitueerd en met elkaar geïntegreerd. Met het gereedkomen van de Annex wordt niet alleen het realiseren van een ontmoetingsruimte afgesloten, maar ook een periode van zes jaar waarin het gebouw is verduurzaamd naar energielabel A+. Door de lichte gevel en de toepassing van veel glas is een ‘venster naar de samenleving’ gecreëerd. De Agora stimuleert en faciliteert de ontmoetingen in onze hogeschool.

Het project is goed verlopen en de overlast voor de organisatie is beperkt gebleven. Veel luidruchtige werkzaamheden konden in de vakanties plaatsvinden. De catering bood alternatieven voor het ontbreken van een kantine. We krijgen veel positieve reacties op de ruimte.

Tegelijkertijd zijn in het kader van de groei van het aantal studenten vijf extra onderwijsruimten gerealiseerd. Een groot deel van onze onderwijsruimten is in 2022 voorzien van extra digitale voorzieningen, waardoor de ruimtes niet alleen fysiek maar ook online bereikbaar zijn geworden. De voorbereidingen voor het thema onderwijs- en werkruimten uit ons huisvestingsplan zijn volop aan de gang. In 2023 wordt een Plan van Eisen op dit thema vastgesteld. 

Vanaf 2021 is de werkgroep ICT & Onderwijsinnovatie actief. Het doel van deze werkgroep is om de innovatie van onderwijs binnen Hogeschool Viaa aan te jagen en daarbij de kansen op het gebied dat ICT biedt te benutten. De werkgroep ICT & Onderwijsinnovatie heeft in 2022 op dit vlak drie Viaa-brede proeftuinen ICT & Onderwijsinnovatie gestart en er is een Week van Blended Learning georganiseerd.

In het afgelopen jaar is ingezet op een doorontwikkeling van het team ICT. De toenemende en veranderende vraag op het vlak van ICT-ondersteuning vraagt om meer capaciteit en meer interne expertise. Met een drietal nieuwe collega's is de IT-organisatie verder versterkt en kan er beter en sneller ingespeeld worden op vragen en ontwikkelingen.

Een nieuwe en belangrijke aanvulling daarbij is de rol van een AV-support medewerker. Met die rol vindt er een betere aansluiting plaats bij de vraag naar vormen van online communicatie, streaming en digitale video. Hiervoor is ook een start gemaakt met de inrichting van een studioruimte. Ook zijn er 20 MTR systemen ingericht in les-en vergaderlokalen om het hybride onderwijs en vergaderen te faciliteren.

De onderwijsapplicaties binnen het applicatielandschap zijn dit jaar volop benut. Er is hard gewerkt aan verdere inrichting van processen en aan de stabiliteit van de onderlinge koppelingen tussen de betreffende applicaties.

De financiële positie van Hogeschool Viaa is in 2022 weer toegenomen ten opzichte van 2021, vooral door het positieve resultaat en de toename van de materiële vaste activa. Ook de omvang van de liquide middelen is toegenomen ten opzichte van 2022. Hetzelfde beeld zien we terug bij de kengetallen, de liquiditeitsratio komt vanwege een momentopname en omvangrijke investeringen nog steeds tijdelijk onder de norm van 1,0. We verwachten dat deze in de loop van 2023 en vooral in 2024 zal verbeteren.

In 2022 is voor € 2.676.000 geïnvesteerd, waarvan € 1.700.000 is uitgegeven voor de renovatie tweede fase, hierdoor neemt de boekwaarde van de materiële vaste activa weer significant toe. Ten behoeve van deze investering is een financiering aangetrokken met een totale omvang van € 1.550.000, waarvan in 2021 € 632.000 en in 2022 € 550.000 is onttrokken aan het bouwdepot. Het restant (€ 365.000) zal in 2023 worden onttrokken.

De toename van de voorzieningen betreft voornamelijk de voorziening voor werktijdverkorting van senioren, deze zelfde ontwikkeling zagen we in mindere mate ook al in 2021. Verder is de voorziening langdurig zieken ook weer toegenomen ten opzichte van 2021. Overige voorzieningen zijn licht toegenomen.

De afwijkingen ten opzichte van de begroting 2022 betreffen vooral:

• hogere Rijksbijdragen door een hogere lumpsum als gevolg van loon- en prijscompensatie en compensatie voor halvering collegegelden en bijdrage NPO middelen;
• hogere opbrengsten collegegelden als gevolg van (de verdeling van de) halvering collegegelden, afwijkend verloop van het aantal studenten ten opzichte van de begroting;
• lagere baten werk in opdracht van derden, door de coronacrisis nog steeds achterstanden bij verschillende projecten, tevens zijn niet alle verwachtingen gerealiseerd;
• hogere personeelslasten als gevolg van meer inzet van personeel, door groei van het aantal studenten en voorinvesteringen, verder door hogere loonkosten vanwege de aanpassing van de cao en vooral door de extra NPO-middelen;
• hogere huisvestingslasten door hogere huurlasten, verder hogere uitgaven voor onderhoud en schoonmaak;
• de overige lasten zijn op totaalniveau op de begroting uitgekomen, op regelniveau zien we hogere uitgaven voor ICT, catering en marketing/communicatie. Hogere uitgaven voor ICT betreffen ook investeringen vanuit de NPO-middelen en ten behoeve van kwalitatief beter onderwijs.

Verwacht wordt dat het aantal studenten de komende jaren gestaag zal toenemen. Dit als gevolg van een positieve verwachting ten aanzien van de instroom en verbeterde studierendementen, met andere woorden een lagere structurele uitval. De instroom op 1 oktober 2022 is lager uitgekomen dan onze verwachting in de meerjarenbegroting van 2022-2026, wel was er nog steeds sprake van groei. De personele ontwikkeling volgt waar nodig de ontwikkeling van het aantal studenten. Dit is ook op die manier verwerkt in de meerjarenbegroting 2023-2027.

Hogeschool Viaa heeft het jaar 2022 positief afgesloten, het resultaat is uitgekomen op € 13.000, bij een begroting van € 113.000 negatief. In 2022 is uiteindelijk 9,0 fte minder ingezet dan begroot en is er ook significant meer Rijksbijdrage ontvangen. Daarnaast was er onder andere door de voortzetting van de NPO-maatregelen deels sprake van halvering collegegeld. Doordat er naast de tegenvallende zaken meer Rijksbijdragen zijn binnengekomen, vooral vanwege de toekenning van NPO-middelen, is het resultaat boven de begroting uitgekomen. Op de liquiditeitsratio na, nog nader toegelicht, alle kengetallen op of boven de norm uitgekomen in 2022.

Voor de begroting van 2023 en verder is uitgegaan van een Rijksbijdrage per student conform de laatste raming van OCW voor 2023. Dit resulteert in een Rijksbijdrage die uitsluitend wijzigt (in dit geval toeneemt) door de mutatie van het studentenaantal. Bij de dienstverlening is sprake van een lichte ambitie in de meerjarenbegroting. Door de verwachte toename van het aantal studenten in de komende jaren ontstaat de benodigde financiële ruimte voor de toenemende huisvestings-, afschrijvings- en financieringslasten als gevolg van de renovatie tweede fase en daarna de derde fase (werken en leren). Doordat de lasten in 2022 nagenoeg op de begroting zijn uitgekomen en de Rijksbijdragen en collegegelden gunstiger zijn uitgekomen is het resultaat in 2022 ondanks een negatieve begroting positief uitgekomen.
De financiële situatie van Hogeschool Viaa blijft naar verwachting echter ook in de toekomst gezond, waardoor er ruimte is en blijft, zowel in de exploitatie als in het eigen vermogen, om mogelijke tegenvallers in de toekomst te kunnen opvangen. In 2023 hebben we een grote uitdaging vanwege de investering in de organisatiestructuur en de centralisatie van de ondersteunende processen, hierdoor verwachten we in 2023 negatief uit te komen. Vanaf het jaar 2024 zullen we naar verwachting weer positieve resultaten behalen, ook vanwege de stijging van het aantal studenten. Vanaf 2024 verwachten we ook meer inkomsten te kunnen generen vanuit extra projecten en nieuwe opleidingen, waardoor we minder afhankelijk zijn van de Rijksbijdrage.

De bijdrage vanuit de Kwaliteitsafspraken maakt onderdeel uit van de Rijksbijdragen en zijn derhalve opgenomen in de meerjarenbegroting. In het Bestuursakkoord hoger onderwijs is opgenomen dat deze vanaf 2025 structureel onderdeel zullen worden van de lumpsum.

De ontwikkeling van de balans en de liquiditeiten van Hogeschool Viaa werd beïnvloed door de renovatie tweede fase. Deze heeft tot gevolg dat het saldo materiële vaste activa verder is toegenomen en daartegenover de langlopende schulden, in mindere mate. Deze ontwikkelingen hebben een negatief effect op de solvabiliteit, maar in alle jaren blijft deze ruim boven de norm van 25%. Doordat we niet de gehele renovatie financieren is de liquiditeitsratio in 2022, zoals verwacht, even onder druk gekomen zoals verwacht, dit is echter een tijdelijke situatie en een momentopname. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met de investering in de derde fase van de renovatie, betreffende het werken en onderwijs. Naast de investeringen in de renovatie hebben de per saldo positieve resultaten over de periode 2024 t/m 2027 een positieve bijdrage op de balansposities en de kasstroom van Viaa. Deze dragen namelijk bij aan een positieve ontwikkeling van de liquiditeit, het netto werkkapitaal en het weerstandsvermogen.

In het jaar 2022 was er sprake van een negatieve kasstroom vanwege de grote investeringen en slechts gedeeltelijke financiering, dit zal in het jaar 2023 weer positief zijn ondanks het verwachte negatieve resultaat. Verder is de liquiditeitsratio in 2022 weer onder de norm uitgekomen, dit betreft echter een momentopname vanwege de investeringen die grotendeels in de laatste maanden zijn verwerkt. De kengetallen zullen in de jaren van de meerjarenbegroting steeds boven de norm blijven. Het aandeel personeelskosten ligt wat hoger dan de streefwaarde, dit ligt steeds rond de 79% bij een streefwaarde van 75%. Hierbij speelt dat het voor een kleine hogeschool lastiger is bij te sturen op ontwikkelingen. Verder liggen andere kosten relatief wat lager dan bij een gemiddelde hogeschool, dat vertekent het beeld.

In de hogeschool is verder gewerkt aan het ontwikkelen van het risicomanagement. We proberen risico’s zoveel mogelijk te voorzien, te beperken en/of af te dekken. Gekozen is voor een systeem van periodieke risico-inventarisatie, zodat alle onderdelen en processen van de organisatie tijdig geëvalueerd worden.

Belangrijke risico’s zijn:

1. De ontwikkeling van het aantal studenten. Belangrijke factoren hierin zijn het imago van de instelling en de belangstelling van studenten. Naast een goede kwaliteitsbewaking is en wordt er intensiever gewerkt aan PR en marketing om potentiële studenten bekend te maken met de hogeschool en daarbij ook de opvolging van de belangstelling te monitoren.
2. De omvang van het personeelsbestand. De omvang van het personeelsbestand is mede afhankelijk van het aantal studenten en de ontwikkeling van de derde geldstroom. Het risico is dat bij lagere studentenaantallen de omvang niet snel naar beneden kan worden bijgesteld of tegen hoge kosten de omvang geforceerd moet worden aangepast. Dit risico is in beeld gebracht voor de komende jaren en wordt beheerst. Als streefwaarde hanteren we een flexibele schil van minimaal 10%.
3. De kwaliteit van de opleidingen. Naast kwaliteitsborging via het interne kwaliteitszorgsysteem, Viaa-accreditering en ontwikkeling en actualisering van curricula is er aandacht voor adequaat personeelsbeleid onder meer in de vorm van functionerings- en beoordelingsgesprekken en professionalisering. Belangrijke ontwikkeling die hier speelt betreft de instellingsaccreditatie.
4. De ontwikkeling van de Rijksbekostiging. De verwachting is dat er niet veel extra reguliere middelen ter beschikking worden gesteld, terwijl de eisen aan hogescholen vermoedelijk zullen toenemen. De nieuwste ontwikkeling betreft een verdere aanpassing van een hogere vaste voet ten koste van de bijdrage per student. Om dit risico te verminderen wordt er in de meerjarenbegroting gestuurd op de interne normen. Wel worden er extra middelen beschikbaar gesteld vanuit de Kwaliteitsafspraken en het sectorplan, deze zijn gedurende het jaar 2020 definitief toegekend en ook voor 2022 t/m 2024 zijn de bedragen definitief. De middelen vanuit NPO zijn in 2022 tot een einde gekomen, dit betrof nog deels de compensatie voor toename studenten en halvering collegegelden. Hiervoor zijn plannen gemaakt en ingediend, dit wordt nauwlettend gevolgd. Verder is inmiddels duidelijk dat het leenstelsel wordt vervangen door een hernieuwde invoering van de basisbeurs, dit zal echter geen gevolgen hebben voor de opbrengsten, immers de kwaliteitsgelden zijn gegarandeerd.
5. Ontwikkeling derde geldstroom. Door onder andere teruglopende budgetten bij partners in de onderwijs- en zorgsector staat deze ontwikkeling onder druk. Dit wordt nauwkeurig gevolgd, zodat tijdig maatregelen genomen kunnen worden. Met ingang van 2023 besteden we hier nadrukkelijk meer aandacht aan en ook in de komende jaren van de strategische periode wordt hier door middel van een nieuw plan extra op ingezet.
6. In 2022 is de tweede fase van de renovatie afgerond met het in gebruik nemen van de Agora en de laatste werkzaamheden aan de buitenzijde van het gebouw. Hierbij is een deel van het gebouw afgebroken en is het laatste deel van het gebouw nu volledig geïsoleerd en door middel van gevelbeplating nu één geheel geworden met de rest van het gebouw. Hierbij is ook een nieuw restaurant in gebruik genomen. In 2023 zullen de afrondende werkzaamheden plaatsvinden, deze behelzen met name de aankleding van het buitenterrein, de erfafscheiding met de achterburen en de nieuwe fietsenstalling.
7. Met ingang van 2023 zijn we gestart met een nieuw thema: integrale veiligheid, wat is belegd in de facilitaire organisatie. Mede ingegeven door de afgelopen jaren met een pandemie en veel issues met betrekking tot cyber- en kennisveiligheid. Daarnaast zijn er onderwerpen met betrekking tot duurzaamheid. Een belangrijk onderdeel hierbij is een integrale benadering van het risicomanagement.
8. Door het ministerie is een rekenmethode ontwikkeld voor het signaleren van mogelijk bovenmatig publiek vermogen. Bij Hogeschool Viaa komt de verhouding publiek vermogen ten opzichte van het normatief eigen vermogen uit op 0.30, ver beneden deze signaleringswaarde (> 1.0).

Hogeschool Viaa kent een Treasurystatuut waarin het Treasurybeleid en de daarbij horende bevoegdheden zijn weergegeven. Het Treasurybeleid is risicomijdend. Alle gelden worden aangehouden bij instellingen met een A-rating. Overtollige liquiditeiten worden ondergebracht op een spaar- en depositorekening tegen een geldend rentepercentage van rond de 0%.

Overzicht uitstaande gelden op balansdatum:
Gelden op rekening-courant: € 1.572.000 (dagelijks opvraagbaar)

Gelden op spaar- en depositorekening:
< 1 maand: € 1.380.000 (dagelijks opvraagbaar; vast rentepercentage)

Langlopende schulden:
In 2016 is een lening verstrekt door de Provincie Overijssel, vertegenwoordigd door het Energiefonds Overijssel II B.V. in het kader van de renovatie van het schoolgebouw te Zwolle. De lening kent een hoofdsom van € 5.000.000 en een looptijd van 15 jaar. Daarnaast is in 2018 een aanvullende lening verstrekt door Pettelaar Effectenbewaarbedrijf N.V., vertegenwoordigd door de ASN Bank (Groenprojectenpool), waarin een deel van de oorspronkelijke hoofdsom van de lening van het Energiefonds Overijssel II B.V. is overgenomen door de ASN Bank. Ook deze lening staat in het kader van de renovatie van het schoolgebouw. Deze lening kent een hoofdsom van € 3.000.000 en een looptijd van 15 jaar.

In 2021 is een aanvullende financiering verstrekt door de Provincie Overijssel, vertegenwoordigd door het Energiefonds Overijssel II B.V. in het kader van de tweede fase van de renovatie van het schoolgebouw aan de Wethouder Alferinkweg te Zwolle. De tweede fase betreft de binnenzijde en benedenverdieping, aula en overige ruimtes (Agora) en tevens sloop en afronden van het laatste deel van de buitenzijde (Annex). Deze lening kent een hoofdsom van € 1.550.000 en is verstrekt onder dezelfde voorwaarden als de oorspronkelijke lening.