5 Bedrijfsvoering

Inleiding

In dit jaarverslag presenteren wij de status van de cyberweerbaarheid van Hogeschool Viaa, zoals vereist door de branchecodes voor goed bestuur. Dit verslag is opgesteld op basis van de Handreiking Verantwoording Cybersecurity in Jaarverslagen en omvat de bevindingen uit het Cyberdreigingsbeeld mei 2024 en de auditresultaten van EY van maart 2024. Het biedt een overzicht van de belangrijkste cybersecurityrisico's, de getroffen maatregelen, en de mate van volwassenheid op het gebied van informatiebeveiliging. Ook worden aanbevelingen gedaan om de cyberweerbaarheid verder te verhogen, in lijn met de benchmarking van andere instellingen in de sector.

Cybersecurityrisico's 2024

In 2024 heeft Hogeschool Viaa te maken gehad met een aantal significante cybersecuritydreigingen. De 7 meest relevante risico’s zoals geïdentificeerd in het Cyberdreigingsbeeld 2024, waren:

• Verkrijging en openbaarmaking van informatie: SURFsoc-SIEM is een belangrijke aanvulling op de bescherming van informatie.
• Identiteitsfraude: De risico-inschatting voor Hogeschool Viaa ligt lager dan het landelijk gemiddelde omdat ons onderzoek minder relevant is voor statelijke actoren.
• Verstoring ict: De onderwijssector blijft een belangrijk doelwit voor ransomware-aanvallen. Ondanks een toename van dergelijke dreigingen, hebben de preventieve maatregelen bij Hogeschool Viaa de impact beperkt kunnen houden.
• Spionage bij onderzoek: De risico-inschatting voor Hogeschool Viaa ligt lager dan het landelijk gemiddelde omdat ons onderzoek minder relevant is voor statelijke actoren.
• Ketenafhankelijkheid: de risico-inschatting is hoog bij alle instellingen en dus ook voor Hogeschool Viaa.
• Capaciteitstekort: Hogeschool Viaa heeft in het afgelopen jaar voldoende mensen kunnen aannemen om goede voortgang te boeken op het implementeren van verbeteringen.
• Awareness: Er is een verhoogd bewustzijn wenselijk, aangezien succesvolle aanvallen grote verstoringen zouden veroorzaken in het onderwijs- en onderzoeksproces.

Naast de 7 meest relevante dreigingen is het nuttig om phishing expliciet te benoemen.

• Phishing blijft daarnaast een belangrijke dreiging, zoals ook genoemd in het dreigingsbeeld. Gedurende het jaar hebben we een toename van phishing-incidenten gezien. Door verplichte training en daarnaast ook door de mailbeveiligingsmaatregelen van Microsoft te gebruiken, denken we de kans op een succesvolle phishing te verminderen.

Risicobereidheid

Hogeschool Viaa handhaaft een gebalanceerde risicobereidheid op het gebied van cybersecurity. Hoewel wij streven naar een open en toegankelijke leeromgeving, zijn wij ons bewust van de veiligheidsrisico's die hieraan verbonden zijn. De belangrijkste maatregelen die we in 2024 hebben genomen, zijn onder andere:

• Aanschaf en implementatie van SURFsoc-SIEM.
• Het interne ITIL proces opnieuw bekeken en verbetervoorstellen gedaan en uitgevoerd.
• Osiris (een kroonjuweel) d.m.v. een SPRINT verbeterd door normeringen uit het NBA op te volgen.
• HelloID is aangeschaft (IAM) en is ingepland met een geplande oplevering in Q2 2025.
• ERM (Enterprise Riskmanagement) is voorbereid en de start staat gepland in Q1 2025.
  • De risicobereidheid van Viaa wordt behandeld het proces: Risk management.
  • Nadat het proces Risicobeheer is afgerond zal Bedrijfscontinuïteitsbeheer prioriteit krijgen.

Impact van cybersecurity risico's

Het grootste risico voor de instelling is een succesvolle ransomware-aanval waarbij de systemen van Hogeschool Viaa stil komen te liggen en herstel significante financiële en operationele middelen zou vereisen.

Op langere termijn zijn de risico’s aanzienlijk door vendor lock-in en als gevolg van geopolitieke ontwikkelingen: gebrek aan cloudsoevereiniteit.

Analyse EY-audit 2024

In 2024 heeft Hogeschool Viaa deelgenomen aan de SURFaudit, met externe audit door EY. De resultaten tonen dat de instelling gemiddeld een volwassenheidsniveau van 2.0 heeft behaald. 

Verbeteringen in risicomanagement

In lijn met de auditresultaten heeft Hogeschool Viaa stappen ondernomen om het risicomanagement te verbeteren. Viaa is bezig om het op een gestructureerde manier ERM te implementeren.

Door het organisatiebreed te implementeren zal er gerichter kunnen worden bepaald waar de kansen en bedreigingen liggen voor Hogeschool Viaa. Ook geeft ERM handvatten waardoor Hogeschool Viaa afgewogen kan bepalen waar de prioriteit ligt.

Aanbevelingen uit de audit

Op basis van de bevindingen uit de audit en de benchmarking met andere instellingen, worden de volgende aanbevelingen gedaan:

1. Verhoging van het volwassenheidsniveau op identiteitsbeheer: Door het verbeteren van toegangscontrolesystemen en de implementatie van geautomatiseerde toegangsaudits kan het volwassenheidsniveau van dit domein worden verhoogd.
2. Verhoging van de beveiligingsbewustwording bij personeel: Er is een grotere focus nodig op regelmatige training en certificering van medewerkers om de bewustwording en weerbaarheid te vergroten.
3. Verbetering van gegevensbeheer: Het opstellen van duidelijke beleidslijnen voor het uitwisselen van gevoelige gegevens en een strengere controle op datastromen met externe partijen is noodzakelijk.
4. De afdelingen HRM (Visma) en Financien (AllSolutions), zouden resources vrij moeten maken om aan de normen te voldoen zoals beschreven in het SURFaudit toetsingskader.
5. Een laatste aanbeveling is het invullen van een Data Protection Officer, vallend onder de FG. Doordat een structurele invulling ontbreekt en lopen we de kans dat we onvoldoende zicht hebben op risico’s op het vlak van privacy

In 2024 heeft Hogeschool Viaa een negatief resultaat gerealiseerd van afgerond € 109.000, waar een negatief resultaat van € 166.000 was begroot, een positieve afwijking van € 57.000. Het resultaat over 2024 wordt in belangrijke mate beïnvloed door enerzijds hogere baten, maar ook hogere lasten, waaronder met name personeelskosten tegenover staan. 

De hogere baten betroffen voornamelijk de bijgestelde Rijksbijdragen, waarbij de effecten van de nieuwe cao in 2024-2025 en indexatie van (materiële) kosten zijn opgenomen. Hiernaast hebben we ook meer collegegelden ontvangen dan begroot, met name veroorzaakt doordat de halvering collegegeld er voor studiejaar 24/25 voor een groot deel uit loopt. De baten vanuit de derde geldstroom (werk in opdracht van derden) zijn echter lager dan hetgeen was begroot. Dit was te optimistisch begroot, net als voorgaande jaren. Enkele begrote projecten konden daarbij niet (tijdig) worden opgepakt doordat er niet voldoende formatie voor beschikbaar was. De overige baten zijn hoger dan begroot. Dit komt doordat er in 2024 personeel is gedetacheerd. Hiervoor was niks in de begroting opgenomen. Tevens waren zowel de verhuuropbrengsten als de opbrengsten uit de catering hoger dan begroot. Vanaf studiejaar 24/25 zijn de verkoopprijzen van de catering verhoogd. 

De personeelskosten zijn fors hoger dan begroot. Dit is het gevolg van de nieuwe cao 2024-2025, meer inhuur van externen met name veroorzaakt door vertrek van enkele functionarissen in de eerste helft van 2024 en een forse dotatie aan de voorziening werktijdvermindering senioren. De huisvestingslasten zijn hoger dan begroot doordat de kosten van energieopwekkingsinstallatie zijn opgenomen in de lasten in plaats van activering. Tevens is hiervoor gecorrigeerd voor de jaren <2024, dit betrof zodoende een desinvestering met impact op de huisvestingslasten.  De overige lasten zijn daarentegen flink lager dan begroot. Zichtbaar is dat hier op is gestuurd in 2024, met name nadat bekend werd dat er vanuit de rijksoverheid zal worden bezuinigd op het Hoger Onderwijs. De tegenvallende tussentijdse resultaten hebben hier ook aan bijgedragen. We zien onder andere minder uitgaven in advieskosten, hard- en software, marketing & communicatie en excursies, werkwerken en stages. Tevens was er een risicoreserve van €100.000 opgenomen in de begroting onder de overige lasten waar uiteindelijk in de realisatie niet op is geboekt. Tot slot was er in de begroting geen rekening gehouden met de rentebaten. Uiteindelijk heeft Viaa over 2024 afgerond €40.000 aan rentebaten ontvangen.

Het reguliere investeringsbeleid van Hogeschool Viaa is erop gericht om ieder jaar investeringen te doen niet groter of gelijk aan de omvang van de afschrijvingen. Dit principe wordt ook toegepast voor de investeringsruimte in meerjarenperspectief. In de afgelopen jaren zijn de investeringen echter fors groter geweest, vanwege de grote projecten in deze jaren. Het huidige niveau van afschrijvingen is hierdoor hoog, zodat naar verwachting de komende jaren de investeringen lager zullen zijn dan de afschrijvingen. Op termijn zal dit stabiliseren. In 2024 zijn de investeringen voor het eerst in jaren lager geweest dan begroot. Over een langere termijn wordt wel steeds het genoemde principe in het oog gehouden, zo ook in de meerjarenbegroting van 2025-2029. Per begrotingsjaar kan dit overigens wel afwijken afhankelijk van de fasering van bepaalde grote investeringen, bijvoorbeeld bij de aanschaf van grote partijen laptops. 

In 2024 hebben de volgende investeringen plaatsgevonden:

De kasstroom is ultimo 2024 met € 2.862.000 positief uitgekomen. Dit is met name veroorzaakt door de lage investeringen in 2024 en door verkregen voorschotten vanuit subsidies die nog niet zijn besteed. Onder andere de subsidie Maatschappelijke Diensttijd heeft hierop impact gehad met een voorschot van ruim €850.000 in december 2024.

De meerjarenbegroting 2025-2029 is begin 2025 vastgesteld door het college van bestuur, na instemming van de medezeggenschapsraad en goedkeuring door de raad van toezicht. In de eerste helft van 2025 zal er een scenario-analyse worden gemaakt met als uitgangspunt de begroting 2025-2029. Er is op moment van schrijven nog onzekerheid in hoeverre de voorgenomen bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid van impact zullen zijn op St. Hogeschool Viaa. Derhalve zullen er diverse scenario's worden gemaakt, zodat er snel geacteerd kan worden als er meer duidelijk wordt wat de werkelijke impact zal zijn. 

Onze onderwijsinstelling heeft een interne risicobeheersingssysteem ingericht om de continuïteit en kwaliteit van het onderwijs te waarborgen. Dit systeem is ontworpen om risico's te identificeren, te analyseren en te beheersen, zodat we onze onderwijskundige doelen kunnen bereiken en de kwaliteit van het onderwijs voortdurend kunnen verbeteren. In 2025 is gestart met een integrale risicoanalyse, waarbij tevens het doel is het risicobeheersingssysteem meer in de organisatie te integreren en formaliseren. 

Het risicobeheersingsproces begint met de identificatie van risico's die van invloed kunnen zijn op onze organisatie. Deze risico's worden jaarlijks geïnventariseerd en gewaardeerd op basis van hun potentiële impact en de kans dat ze zich voordoen. Tevens wordt beoordeeld of en zo ja, welke beheerdingsmaatregelen getroffen moeten worden. De doestelling is om dit in 2025 meer te kwantificeren. 

Het interne risicobeheersingssysteem wordt periodiek gemonitord en geëvalueerd om ervoor te zorgen dat het effectief blijft. Dit betreffen zowel interne evaluaties als externe audits. 

Het bestuur is verantwoordelijk voor de implementatie en het toezicht op het interne risicobeheersingssysteem. 

In de hogeschool is verder gewerkt aan het ontwikkelen van het risicomanagement. We proberen risico’s zoveel mogelijk te voorzien, te beperken, te mitigeren en/of af te dekken. Gekozen is voor een systeem van periodieke risico-inventarisatie, zodat alle onderdelen en processen van de organisatie tijdig geëvalueerd worden.

Belangrijke risico’s zijn:

1. Rijksbijdrage: De ontwikkeling van de Rijksbijdrage kent naast de studentenaantallen ook andere (politieke) invloeden. In deze begroting is een inschatting gemaakt van de verwachte bezuinigingen vanuit de rijksoverheid voor het Hoger onderwijs, waarbij gebruik is gemaakt van de scenario-analyse van de VH. Wat de exacte impact zal zijn voor Viaa is vooralsnog niet bekend. De kans is aanwezig dat de impact van de bezuinigingen groter is dan verwacht. Het niet volledig zekerheid hebben over de te verwachten subsidie-omvang is een (groot) risico voor Viaa. Strategische beslissingen moeten worden genomen, zonder dat er zekerheid is over (componenten van) de rijksbijdrage op de langere termijn. Met in beginsel elke vier jaar een ander kabinet en daarbij mogelijk een ander politiek klimaat, geeft onzekerheid in de meerjarenbegroting als het gaat om de rijksbijdragen.

Wanneer er niet tijdig kan worden afgeschaald in formatie met natuurlijk verloop om daling van inkomsten op te kunnen opvangen kan dit een grote financiële impact hebben. Om de financiële impact zoveel mogelijk te beperken zullen scenarioberekeningen en bijsturingsmogelijkheden worden verkend en nader worden bepaald, uiterlijk medio 2025.

Viaa wil meer sturen op de lastenzijde bij tijdelijke middelen. Dat wil zeggen dat moet worden ingezet op tijdelijkheid van de lasten. Bij eventuele niet doorzetting van tijdelijke middelen moet Viaa in staat zijn snel af te kunnen schalen.

Tevens wordt in deze meerjarenbegroting ingezet op grotere reserves, c.q. betere kengetallen ten aanzien van de liquiditeit en solvabiliteit, zodat bij een nieuw politiek klimaat waar bezuinigd gaat worden op onderwijs, Viaa dit goed kan doorstaan en haar activiteiten kan blijven continueren, ook op lange termijn.

2. Studentenpopulatie (instroom, uitval en diplomering): De ontwikkeling van de studentenpopulatie is de belangrijkste pijler onder de meerjarenbegroting. Afwijkende instroom, uitval en diplomering zullen leiden tot een andere studentenpopulatie. Dit heeft voor wat betreft de baten een effect op de collegegelden (direct) en de Rijksbijdrage (t–2). Met betrekking tot de lasten zou een afwijkende studentenpopulatie gevolgen kunnen hebben voor de personele inzet en eventuele taakstelling. De gepresenteerde ontwikkeling van de studentenpopulatie is naar onze mening de beste schatting. We zijn hierbij voorzichtig realistisch geweest, op basis van de verwachtingen vanuit de afdeling Marketing & communicatie, de verwachtingen van de academiedirecteuren en op basis van de prognose van OCW. Toch kan de demografische krimp meer impact hebben dan verwacht. Dat is een risico dat na twee jaar (t-2) een negatieve invloed heeft op de rijksbijdrage en collegegelden. Van belang is om een flexibele schil te hanteren om af te schalen wanneer nodig en een terugloop in studenten op te kunnen vangen. Vanwege de t-2 bekostiging zijn er op de langere termijn meer mogelijkheden om tijdig bij te sturen. Daarnaast worden ook de uitval en diplomering meer in kaart gebracht, zodat er meer grip is op de fluctuaties in de bekostiging als gevolg van hogere uitvalpercentages of hoge / lage slagingspercentages.

 3. Dienstverlening en overige baten: Onder dienstverlening en overige baten ressorteren diverse activiteiten. Voor deze meerjarenbegroting is een voorzichtig realistische inschatting opgenomen als het gaat om dienstverlening. Er is met name nog onzekerheid wat de gevolgen zijn van het opnemen van Scope in de Onderwijsregio Zwolle. Scope draagt voor een behoorlijk groot deel bij aan de opbrengsten uit dienstverlening. Ook in deze opbrengstenstroom speelt het politiek krachtenveld een belangrijke rol. Subsidies en bijdragen komen van diverse partijen waaronder overheden. Bij bezuinigingen op de rijkbekostiging zullen deze subsidies en bijdragen nog gewilder zijn bij andere onderwijsinstellingen. Daarnaast bestaat het risico dat overheden zelf ook bezuinigen op deze subsidies. De daadwerkelijke effecten zijn nu moeilijk in te schatten. Voorzichtigheidshalve is voor de meerjarenbegroting 2025-2029 een dalend verloop opgenomen van deze opbrengstenstroom, waarbij het vanuit de academies en lectoraten wel de ambitie is om de inkomsten vanuit de tweede en derde geldstromen te laten toenemen de komende jaren. Er wordt ingezet op kennis en kunde om deze subsidiebijdragen beter te verkrijgen.

4. Cao-bepalingen: De huidige cao loopt tot en met 31 december 2025, waarbij per 1 januari 2025 een indexatie van 4% wordt doorgevoerd. We verwachten, zoals we gewend zijn in de afgelopen jaren, steeds een volledige compensatie via de Rijksbijdrage van deze eventuele hogere loonkosten. De inschatting van deze compensatie ligt naar verwachting op 4,2%, waarmee de looncompensatie wordt gedekt. Vanuit de cao is bepaald dat alle docentfuncties minimaal in schaal 11 moeten worden ingeschaald, in het verleden was de range voor docentfuncties van schaal 10 t/m schaal 12 afhankelijk van taken en verantwoordelijkheden. Bij Hogeschool Viaa is bij een significante groep docenten sprake van een inschaling in schaal 10. De cao vraagt om de afspraken uiterlijk in 2025 te effectueren voor het gehele personeelsbestand. Het effect zal voor het eerste jaar ook nog gering zijn en hebben we becijferd op ongeveer € 25.000. De effecten op de lange termijn zullen steeds groter worden bij ongewijzigd beleid. Deze maatregel vanuit de cao-afspraken zal naar alle waarschijnlijkheid geen directe compensatie met zich meebrengen, waardoor we dit zoveel mogelijk uit bestaande middelen en organisatie van het onderwijs moeten financieren. De effecten hiervan zijn meegenomen in de meerjarenbegroting en hebben een impact van ongeveer €175.000 in 2029. De opgenomen taakstelling in de begroting zal ook dit effect, naast de opgenomen bezuiniging vanuit de rijksoverheid en effect het van de verwachte terugloop instroom studenten, moeten dekken.

Hieruit blijkt dat ondanks gebruikelijke looncompensaties voor loonindexaties er ook regelingen in de cao kunnen worden opgenomen waarvoor geen dekking is vanuit de rijksbekostiging. Dit is een risico, wat een verhogend effect heeft op de lasten met een doorwerking op de langere termijn. Van belang is dat Viaa voldoende reserves heeft om gevolgen van dergelijke cao-wijzigingen op te kunnen vangen.  

5. Digitalisering & cybersecurity: Voor de periode van de meerjarenbegroting staan we voor grote uitdagingen op het gebied van digitalisering. Zowel als het gaat om (cyber)security als de verdere ontwikkeling met betrekking tot flexibilisering van het onderwijs. Er is door alle hogescholen een landelijke afspraak gemaakt als het gaat om het niveau van cybersecurity waarop we als hogescholen worden geacht ingericht te zijn. Hiervoor zijn ook audits gepland. Dit heeft voor onze organisatie een enorme impact, omdat het niveau flink moet worden opgeschaald. Hiervoor is in de meerjarenbegroting jaarlijks een budget opgenomen van € 175.000, naast dat er een CISO is aangesteld. Naar aanleiding van de uitkomsten wordt in 2025 verder gevolg gegeven aan acties om het gewenste niveau 3 te bereiken. Het risico om slachtoffer te worden van hacking of phishing wordt met de verdere digitalisering en het complexer worden van het ICT-netwerk steeds groter. Ook kleinere organisaties zijn interessant voor individuele hackers of hackercollectieven, mede als stepping-stone naar andere (overheids)organisaties. Met de genomen en ophanden zijnde maatregelen willen we ons hier beter tegen beschermen. Desalniettemin is dit een risico wat grote impact kan hebben mocht het zich voordoen. Om dit het hoofd te kunnen bieden is het van belang dat het weerstandsvermogen toereikend is om eventuele niet door de verzekering gedekte (financiële) schade op te kunnen vangen

6. Ziekteverzuim: Het risico is aanwezig dat er veel personeel tegelijk uitvalt en er hiervoor vervanging nodig is. Voor Viaa is dit risico groter dan bij grotere hogescholen, omdat er veel expertise ligt bij individuen, die niet zomaar kunnen worden overgenomen door een ander. Vervanging op interimbasis is kostbaar en kan een (forse) financiële impact hebben. Bij het niet kunnen aanwenden van voldoende vervanging kan dit tevens ten koste gaan van de kwaliteit van het onderwijs. Er zal moeten worden gestuurd op een toereikende flexibele schil om ziekteverzuim op te kunnen vangen.

7. Huisvesting / renovatie: De eerste twee fases (de gehele buitenkant, Agora en Annex) van de renovatie zijn geheel afgerond. In mei 2025 is het doel om de huur van de kantoorruimten van de academies in de Weezenlandstaete op te zeggen en de H2-gang te betrekken. Hiervoor is een budget opgenomen, hetzij veel soberder dan eerst als doel was gesteld. Ook de rest van de nog niet gerenoveerde delen van het pand is niet helemaal bijtijds en moet opgefrist worden, dit zal met name schilderwerk zijn. De bezuinigingen vanuit de overheid, verwachte dalende studentaantallen en daarnaast de ambities op diverse strategische niveaus kunnen een grote(re) impact hebben op de investeringen in werkplekken en onderwijsruimtes. Dat betekent dat goed moet worden nagedacht over keuzes voor de toekomst als het gaat om investeringen ten opzichte van de afschrijvingskosten voor de komende jaren. Nu de buitenzijde van het pand grotendeels is gerenoveerd, is de verwachting dat het groot onderhoud op de kortere termijn uitblijft. Wel zal hier op de langere termijn rekening mee worden gehouden. Viaa kent geen voorziening groot onderhoud. In plaats daarvan wordt gebruik gemaakt van componentenmethode in de materiële vaste activa. Op langere termijn zullen deze uitgaven naar verwachting gaan stijgen, wat van impact kan zijn op de liquiditeit. Risico voor de liquiditeit is als er veel groot onderhoud gelijktijdig komt. Momenteel wordt er een meerjarenonderhoudsplan gemaakt, zodat hier beter op gestuurd kan worden.

 8. Signaleringswaarden, bankconvenant: Zowel vanuit het ministerie als vanuit de bank zijn er eisen gesteld aan de vermogenspositie van Viaa. Het ministerie heeft signaleringswaarden voor de liquiditeit, solvabiliteit, absolute omvang van de liquide middelen en voor het bovenmatig eigen vermogen. De bank kijkt naar de Debt Service Coverage Ratio (DSCR). In de meerjarenbegroting wordt (op termijn) voldaan aan de signaleringswaarden van het ministerie en aan de DSCR van de bank.

Bij het niet voldoen aan deze waarden bestaat het risico op verscherpt toezicht, aanvullende vereisten en in een negatiever scenario een versnelde terugbetaalverplichting van de langlopende schulden. Tevens houdt het in dat de liquiditeit en solvabiliteit in de gevarenzone komen en de continuïteit van Viaa in gevaar komt.  Het is daarom prettig dat de meerjarenbegroting blijk geeft van gezonde kengetallen, hetzij wel gevolg moet worden gegeven aan de opgenomen taakstelling. Middels prognoses wordt er tijdig inzicht gegeven in de financiële verwachtingen en kan er zo nodig tijdig bijgestuurd worden. Begin 2025 worden er scenario-analyses gemaakt, zodat hierop acties onderzocht en voorbereid kunnen worden, mocht dit in de toekomst nodig zijn.

9. Fraude: Elke organisatie kent een frauderisico, zodoende is dit risico ook van toepassing op Viaa. Fraude kan op een tweetal manieren: verslaggevingsfraude of het onttrekken van financiële middelen of activa aan de organisatie. We zien het risico op verslaggevingsfraude met name in de overlopende posten, waarbij door complexiteit en subjectiviteit de onderhanden projecten het meest risicovol zijn. Bij deze post kan ook een onbewuste fout in de projectadministratie worden gemaakt. Het risico op het onttrekken van middelen zit met name in het proces van inkopen- en betalingen. Fraude kan verstrekkende gevolgen hebben, zowel met een financiële impact, als imagoschade. Voor 2025 wordt er meer ingezet op bewaking van de 2^e en 3^e geldstroom, zodat een (on)bewuste fout in de projectenadministratie minder makkelijk voor kan komen. Tevens worden de rechten -en rollen in het boekhoudsysteem en betaalpakket onder de loep genomen en opnieuw ingericht, zodat handelingen altijd door het systeem afgedwongen onder 4-ogen plaatsvinden en een functionaris niet in meerdere financiële pakketten autorisatierechten kan hebben. De implementatie van SpendCloud inde eerste helft van 2025 zal hierbij helpen.

10. Samenloop publiek – privaat: Viaa kent zowel publieke als private activiteiten. Voor de eerste worden met name gelden ontvangen vanuit de rijksbijdrage. Vanuit de regelgeving is het verboden dat deze gelden worden ingezet voor private activiteiten. Vanaf boekjaar 2025 wordt de controle vanuit de accountant hierop aangescherpt middels de beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten. Omdat Viaa ook diverse private activiteiten heeft (onder andere commerciële opleidingen, catering etc.), bestaat het risico dat bij onvoldoende scheiding van deze middelen, private activiteiten worden bekostigd met publiek geld en dit onterecht niet ten laste wordt gebracht van de private reserve. Gevolg kan zijn dat een afwijking ten aanzien van de rechtmatigheid richting het ministerie wordt gecommuniceerd door de accountant en hiertoe actie wordt ondernomen door het ministerie door bijvoorbeeld verscherpt toezicht, herstelwerkzaamheden en in een negatiever scenario een korting op de rijksbijdrage.

Daarnaast bestaat het risico dat de private activiteiten niet kostendekkend zijn en de private reserve volledig wordt verbruikt. Gevolg is dat mogelijkheden om te ontwikkelingen hiermee worden beperkt en dit op termijn ten koste kan gaan van de kwaliteit van onderwijs en/of onderzoek. De scheiding van publieke en private middelen is onder onze aandacht. 

Hogeschool Viaa kent meerdere private activiteiten, waaronder zij-instromers, contractonderwijs, catering en overige activiteiten. In beginsel gaan de baten- en lasten voortkomende uit deze activiteiten ten gunste / ten laste van de private reserves. Vanuit de beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten moeten worden getoetst of de genoemde activiteiten voldoen aan de voorwaarden opgesomd in de beleidsregel. Activiteiten als zij-instroom en contractonderwijs worden momenteel als 'privaat' aangemerkt. Hier is nog discussie over en is op moment van schrijven nog niet afgerond. Tevens blijft er een grijs gebied over wat er onder private activiteiten valt en wat onder publieke activiteiten. 

Conform de Beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten, zoals vastgesteld in artikel 3, voldoen al onze private activiteiten aan de gestelde voorwaarden. Deze beleidsregel stelt duidelijk dat private activiteiten in lijn moeten zijn met de wettelijke taak van de bekostigde instelling en dat de investering niet mag leiden tot oneerlijke concurrentie. Daarnaast moet de private activiteit aantoonbare meerwaarde opleveren voor de bekostigde wettelijke taak en moet volledig en transparant verantwoording worden afgelegd in het bestuursverslag.

Meerwaarde

Het contractonderwijs ligt in het verlengde van de bekostigde opleidingen en is veelal een verdere verdieping. Dit is bevorderend voor de kennis & kunde van de docenten. Tevens betreffen het veelal cursisten uit het werkveld, wat een andere dynamiek geeft in de lessen. Er komt andere input naar voren, mede met ervaringen uit het werkveld, wat ook als ervaring mee kan worden genomen in het bekostigd onderwijs.

De zij-instroom ligt eveneens in het verlengde van het bekostigd onderwijs. Dit betreffen studenten met veelal een andere achtergrond. De lessen worden gegeven door docenten die ook bekostigd onderwijs geven. Ook hierbij worden er aanvullende vaardigheden van de docenten vereist (en ontwikkeld). Het bekostigd onderwijs plukt hier mede de vruchten van. Tevens zijn de zij-instromers hard nodig om voldoende onderwijsgevend personeel in Nederland te hebben en behouden.

De opdrachten derden betreffen met name vragen vanuit de maatschappij. Hier valt vooral het praktijkgerichte onderzoek onder. Hiermee wordt nieuwe kennis ontwikkeld en verkregen wat toepasbaar is in het bekostigde onderwijs.  

De catering betreft voor een deel voorzieningen voor personeel en studenten, hetgeen onder publiek valt. Daarnaast zijn er reguliere cateringactiviteiten waarbij er broodjes en soep worden geserveerd. De catering draagt bij aan verbinding en saamhorigheid binnen de onderwijsinstelling. Een dergelijk welzijnsaspect heeft een positief effect op de kwaliteit van het bekostigde onderwijs. 

Beleid en beheer

In het komende jaar zullen we onze inspanningen voortzetten om onze private activiteiten verder te optimaliseren en te zorgen dat deze (blijven) voldoen aan de gestelde voorwaarden. De discussies die nog spelen omtrent de beleidsmaatregel worden door ons nauwlettend gevolgd. Nieuwe private activiteiten zullen door control worden gemonitord en worden getoetst aan de gestelde voorwaarden in de beleidsmaatregel, daarmee worden ze onderdeel van het besluitvormingsproces. 

Juridische en organisatorische inbedding en verantwoordelijkheid

De activiteiten vallen onder stichting Hogeschool Viaa en worden op aparte kostenplaatsen geboekt. De primaire verantwoordelijkheid voor de activiteiten ligt bij het College van Bestuur. 

In onderstaande tabel 8 zijn de baten uit private activiteiten opgenomen: