5 Bedrijfsvoering

De huisvestingsambitie van Hogeschool Viaa ligt vast in het document Schetsontwerp en blauwdruk. Het document geeft inzicht en richting aan de ambities van onze hogeschool, waar het de eigen huisvesting betreft.

Hogeschool Viaa heeft de afgelopen jaren intensief gewerkt aan verduurzaming van haar huisvesting. In 2023 werd met succes de laatste fase van dit proces voltooid. De Annex, de nieuwe uitgifteruimte voor de catering van de hogeschool, is begin 2023 opgeleverd. Deze maakt onderdeel uit van de Agora, het hart van onze hogeschool, met als belangrijk doel het faciliteren en stimuleren van de ontmoeting.

De verduurzamingsopgave van de Hogeschool heeft uiteindelijk geresulteerd in een energielabel A+++. In 2015 heeft de Nederlandse overheid het klimaatakkoord ondertekend, wat betekent dat alle bedrijven en onderwijsinstellingen verduurzamingsmaatregelen dienden te nemen. Het doel voor onderwijsinstellingen in 2050 was om de totale werkelijke uitstoot per vierkante meter onder de 70 kWh te brengen. Uit een eerste analyse van Hogeschool Viaa blijkt dat dit doel al in 2023 kon worden bereikt. Hiermee is Hogeschool Viaa een voorloper op het gebied van duurzaamheid.

Er is opdracht gegeven aan architect en projectbureau om de voorbereidingen te treffen voor het thema onderwijs- en werkruimten uit ons huisvestingsplan. Dit zal begin 2024 worden opgepakt.

Het afgelopen jaar is veel ingezet op teamontwikkeling binnen het ICT-team. Vanwege de toenemende vraag en ontwikkeling op het gebied van digitale audio en video, is er een nieuwe collega aangenomen die AV (audiovisual) als aandachtsgebied heeft. We willen hiermee het gebruik van digitale media in het onderwijs ondersteunen en bevorderen. Verder is de formatie uitgebreid bij zowel ICT-support als Systeem- en Netwerkbeheer. Dit om de toenemende vraag naar ondersteuning van lessen, toetsen en werkplekken te kunnen beantwoorden, en de kwaliteit en veiligheid van het interne netwerk verder te verbeteren.

Informatiebeveiliging was het afgelopen jaar een belangrijk thema. Binnen de sector zijn er inmiddels duidelijke richtlijnen m.b.t. het vereiste volwassenheidsniveau van beveiliging. Er zijn belangrijke stappen gemaakt op het vlak van vastleggen en vaststellen van beleid en het ontwikkelen van een roadmap om te komen tot het genoemde volwassenheidsniveau. Sinds 2022 is er een Chief Information Security Officer (Ciso) aangesteld, gepositioneerd rechtstreeks onder het college van bestuur. In 2024 vindt over dit onderwerp een audit plaats. We doen dit gezamenlijk met onze collega's binnen Radiant.  

Er is een sleutelteam aangesteld voor de participatie in het Npuls-programma. Viaa beoogt hiermee onderwijsinnovatie, ook in relatie tot ICT, te stimuleren. Eén van de middelen hiervoor is de inrichting van een Center for Teaching and Learning. 

De financiële positie van Hogeschool Viaa is in 2023 afgenomen ten opzichte van 2022, vooral door het negatieve resultaat en de afname van de materiële vaste activa. De omvang van de liquide middelen is iets toegenomen ten opzichte van 2022. Hetzelfde beeld zien we terug bij de kengetallen, de liquiditeitsratio komt vanwege een momentopname en omvangrijke investeringen tijdelijk onder de norm van 0,75. We verwachten dat deze in de loop van 2024 en vooral in in de jaren erna zal verbeteren.

In 2023 is voor € 859.000 geïnvesteerd, waarvan € 382.000 is uitgegeven voor de renovatie tweede fase, mede door de hogere inschrijvingen in 2023 neemt de boekwaarde van de materiële vaste activa hierdoor weer af. Ten behoeve van deze investering is een financiering aangetrokken met een totale omvang van € 1.550.000, waarvan in 2021 € 635.000, in 2022 € 550.000 en € 365.000 in 2023 is onttrokken aan het bouwdepot.

De afname van de voorzieningen betreft voornamelijk de voorziening voor langdurig zieken, de overige voorzieningen (seniorenregeling en jubilea) zijn licht toegenomen.

De afwijkingen ten opzichte van de begroting 2023 betreffen vooral:

• hogere Rijksbijdragen door een hogere lumpsum als gevolg van loon- en prijscompensatie, compensatie materiële lasten over 2022 met terugwerkende kracht en compensatie voor halvering collegegelden;
• hogere opbrengsten collegegelden als gevolg van (de verdeling van de) halvering collegegelden, meer studenten dan voorzien, afwijkend verloop van het aantal studenten ten opzichte van de begroting;
• lagere baten werk in opdracht van derden, vanwege diverse wisselingen in de organisatie, achterstanden bij verschillende projecten, tevens zijn niet alle verwachtingen gerealiseerd;
• hogere personeelslasten als gevolg van meer inzet van personeel, door groei van het aantal studenten en voorinvesteringen, verder door hogere loonkosten vanwege de aanpassing van de cao en door het afronden van het staartje van NPO-middelen;
• hogere huisvestingslasten door hogere huurlasten, verder hogere uitgaven voor onderhoud en schoonmaak;
• de overige lasten zijn op totaalniveau op de begroting uitgekomen, op regelniveau zien we hogere uitgaven voor ICT, catering en marketing/communicatie. Hogere uitgaven voor ICT betreffen ook hogere uitgaven vanwege een Europese aanbesteding voor het externe netwerk- en systeembeheer, dit heeft vooral te maken met significante prijsstijgingen in de ICT markt, veroorzaakt door een grotere vraag en een lagere capaciteit.

Hogeschool Viaa heeft het jaar 2023 negatief afgesloten, het resultaat is uitgekomen op € 434.000 negatief, bij een begroting van € 291.000 negatief. In 2023 is uiteindelijk 4,1 fte minder ingezet dan begroot en is er ook significant meer Rijksbijdrage ontvangen dan begroot. Doordat er naast de hogere Rijksbijdragen die zijn binnengekomen ook meer uitgaven zijn geweest dan begroot is het resultaat per saldo negatief uitgekomen. Op de liquiditeitsratio na, nog nader toegelicht, zijn alle kengetallen op of boven de norm uitgekomen in 2023.

Voor de begroting van 2024 en verder is uitgegaan van een Rijksbijdrage per student conform de laatste berichtgevingen van OCW voor 2023. Dit resulteert in een Rijksbijdrage die uitsluitend wijzigt (in dit geval toeneemt) door de mutatie van het studentenaantal. Bij de dienstverlening is sprake van een lichte ambitie in de meerjarenbegroting. Door de verwachte toename van het totaal aantal studenten in de komende jaren ontstaat de benodigde financiële ruimte voor de toenemende huisvestings-, afschrijvings- en financieringslasten als gevolg van de renovatie tweede fase en daarna de derde fase (werken en onderwijs). Doordat de overige lasten (afschrijvingen, huisvesting, ICT, etc) in 2023 significant hoger uitgekomen zijn dan de begroting en de Rijksbijdragen en collegegelden gunstiger zijn uitgekomen, is het resultaat in 2023 desondanks negatief uitgekomen.
De financiële situatie van Hogeschool Viaa blijft naar verwachting echter ook in de toekomst gezond, waardoor er ruimte is en blijft, zowel in de exploitatie als in het eigen vermogen, om mogelijke tegenvallers in de toekomst te kunnen opvangen. In 2023 hadden we een grote uitdaging vanwege de investering in de organisatiestructuur en de optimalisering van de ondersteunende processen, mede hierdoor hebben we meer uitgaven gehad dan begroot. Deze ontwikkeling is in 2023 ook nog niet helemaal afgerond en krijgt in 2024 een vervolg met verschillende (deel)projecten. Om deze reden zal 2024, anders dan voorzien in de meerjarenbegroting 2023-2027, nog geen positief resultaat laten zien, mede door een aantal personele knelpunten. Naar verwachting zullen we vanaf 2025 weer positieve resultaten behalen, ook vanwege de lichte toename van het totaal aantal studenten. Vanaf 2024 verwachten we ook meer inkomsten te kunnen generen uit extra projecten en nieuwe opleidingen, waardoor we minder afhankelijk zijn van de Rijksbijdrage.

De bijdrage vanuit de Kwaliteitsafspraken maakt onderdeel uit van de Rijksbijdragen en zijn derhalve opgenomen in de meerjarenbegroting. In het Bestuursakkoord hoger onderwijs is opgenomen dat deze vanaf 2025 structureel onderdeel zullen worden van de lumpsum. Vanwege de val van het laatste kabinet Rutte, is de behandeling van de wet die dit regelt, en al was aangenomen in de Tweede Kamer, opgeschort. 

De ontwikkeling van de balans en de liquiditeiten van Hogeschool Viaa werd in grote mate beïnvloed door de renovatie tweede fase in de jaren 2021-2023. Deze had een verdere toename van de materiële vaste activa, toename langlopende schulden en afname van liquide middelen tot gevolg in de afgelopen jaren. Deze ontwikkelingen hadden een negatief effect op de solvabiliteit, maar in alle jaren blijft deze (ruim) boven de signaleringswaarde van 30%. Doordat we niet de gehele renovatie financieren is de liquiditeitsratio in 2022 en ook in 2023, zoals verwacht, zelfs even onder druk gekomen, dit is echter een tijdelijke situatie en een momentopname. Vanaf 2023 zien we weer een afname van de materiële vaste activa door lagere investeringen en hogere afschrijvingen en vanwege de jaarlijkse aflossing op de langlopende schulden, die in 2023 hoger was dan de laatste onttrekking uit het bouwdepot, zijn de langlopende schulden ook afgenomen, terwijl de liquide middelen weer zijn toegenomen. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met de investering in de derde fase van de renovatie, betreffende het werken en onderwijs. Naast de investeringen in de renovatie hebben de per saldo positieve resultaten over de periode 2025 t/m 2028 een positieve bijdrage op de balansposities en de kasstroom van Viaa. Deze dragen namelijk bij aan een positieve ontwikkeling van de liquiditeit, het netto werkkapitaal en het weerstandsvermogen.

In het jaar 2023 was er sprake van een positieve kasstroom vanwege de lagere investeringen en laatste tranche van de financiering, dit zal ook in het jaar 2024 weer positief zijn ondanks het verwachte negatieve resultaat. Verder is de liquiditeitsratio in 2023 net onder de signaleringswaarde uitgekomen, dit betreft echter een momentopname vanwege de investeringen die grotendeels in de laatste maanden zijn verwerkt en hoger kortlopende schulden vanwege vooruitontvangen bedragen. Derhalve baart dit verder geen zorgen, ook al niet omdat het saldo per ultimo 2023 hoger uitgekomen is dan eind 2022. De kengetallen zullen in de jaren van de meerjarenbegroting steeds boven de norm blijven. Het aandeel personeelskosten ligt wat hoger dan de streefwaarde, dit ligt steeds rond de 78% bij een streefwaarde van 75%. Hierbij speelt dat het voor een kleine hogeschool lastiger is bij te sturen op ontwikkelingen. Verder liggen andere kosten relatief wat lager, dan bij een gemiddelde hogeschool, dat vertekent het beeld.

In de hogeschool is verder gewerkt aan het ontwikkelen van het risicomanagement. We proberen risico’s zoveel mogelijk te voorzien, te beperken, te mitigeren en/of af te dekken. Gekozen is voor een systeem van periodieke risico-inventarisatie, zodat alle onderdelen en processen van de organisatie tijdig geëvalueerd worden.

Belangrijke risico’s zijn:

1. De ontwikkeling van het aantal studenten. Belangrijke factoren hierin zijn het imago van de instelling en de belangstelling van studenten. Naast een goede kwaliteitsbewaking is en wordt er intensiever gewerkt aan PR en marketing om potentiële studenten bekend te maken met de hogeschool en daarbij ook de opvolging van de belangstelling te monitoren.
2. De omvang van het personeelsbestand. De omvang van het personeelsbestand is mede afhankelijk van het aantal studenten en de ontwikkeling van de derde geldstroom. Het risico is dat bij lagere studentenaantallen de omvang niet snel naar beneden kan worden bijgesteld of tegen hoge kosten de omvang geforceerd moet worden aangepast. Dit risico is in beeld gebracht voor de komende jaren en wordt beheerst. Als streefwaarde hanteren we een flexibele schil van minimaal 10%. Wanneer we structureel 10% minder studenteninstroom hebben dan opgenomen in de meerjarenbegroting, dan is onze flexibele schil in staat om dit op te vangen.
3. De kwaliteit van de opleidingen. Naast kwaliteitsborging via het interne kwaliteitszorgsysteem, accreditering van de opleidingen en ontwikkeling en actualisering van curricula is er aandacht voor adequaat personeelsbeleid onder meer in de vorm van functionerings- en beoordelingsgesprekken en professionalisering. Een belangrijke ontwikkeling die hier speelt betreft de (mogelijk verplichte) instellingsaccreditatie.
4. De ontwikkeling van de Rijksbekostiging. De verwachting is dat er niet veel extra reguliere middelen ter beschikking worden gesteld, terwijl de eisen aan hogescholen verder zullen toenemen. Een belangrijke actuele ontwikkeling op dit gebied betreft informatieveiligheid (waaronder cybersecurity), naast hoge kosten voor een landelijk afgesproken audit door EY, heeft dit een grote impact op de organisatie. De nieuwste ontwikkeling betreft een verdere aanpassing van een hogere vaste voet ten koste van de bijdrage per student, die vanaf 2024 verder omlaag gaat. Om dit risico te verminderen wordt er in de meerjarenbegroting gestuurd op de interne normen. Wel worden er extra middelen beschikbaar gesteld vanuit de Kwaliteitsafspraken en het sectorplan, deze zijn gedurende het jaar 2020 definitief toegekend en ook voor 2022 t/m 2024 zijn de bedragen definitief. De middelen vanuit NPO zijn in 2022 tot een einde gekomen, dit betrof nog deels de compensatie voor toename studenten en halvering collegegelden. De laatste uitgaven hiervoor zijn in 2023 gedaan. Verder is inmiddels het leenstelsel vervangen door een hernieuwde invoering van de basisbeurs (ooit de aanleiding van de studievoorschotmiddelen), dit zal echter geen gevolgen hebben voor de opbrengsten, immers de kwaliteitsgelden zijn gegarandeerd.
5. Ontwikkeling derde geldstroom. Door onder andere teruglopende budgetten bij partners in de onderwijs- en zorgsector staat deze ontwikkeling onder druk. Dit wordt nauwkeurig gevolgd, zodat tijdig maatregelen genomen kunnen worden. In 2023 is hier door allerlei omstandigheden minder aandacht aan besteed, met ingang van 2024 wordt dit nadrukkelijk weer opgepakt en ook in de komende jaren van de strategische periode wordt hier door middel van een nieuw plan extra op ingezet.
6. In 2023 is de tweede fase van de renovatie helemaal afgerond met het in gebruik nemen van de nieuwe aula voor medewerkers en studenten (Agora) en een prachtig auditorium en de laatste werkzaamheden aan de buitenzijde van het gebouw. Daarnaast is ook een geheel nieuw en modern restaurant in gebruik genomen. In 2023 hebben de laatste de afrondende werkzaamheden plaatsgevonden, deze behelzen met name de aankleding van het buitenterrein, de erfafscheiding met de achterburen en de nieuwe fietsenstalling. Vanaf 2024 zullen we een begin maken met de derde en laatste fase van de renovatie van het gebouw, dit betreft het werken en onderwijs. Hiervoor is een investeringsbegroting opgenomen in de meerjarenbegroting van 2024-2028.
7. Met ingang van 2023 zijn we gestart met een nieuw thema: integrale veiligheid, dit is belegd in de dienst facilitaire organisatie. Mede ingegeven door de afgelopen jaren met een pandemie en veel issues met betrekking tot cyber- en informatieveiligheid. Daarnaast zijn er onderwerpen met betrekking tot duurzaamheid. Een belangrijk onderdeel hierbij is een integrale benadering van het risicomanagement.
8. Door het ministerie is een rekenmethode ontwikkeld voor het signaleren van mogelijk bovenmatig publiek vermogen. Bij Hogeschool Viaa komt de verhouding publiek vermogen ten opzichte van het normatief eigen vermogen uit op 0.30, ver beneden deze signaleringswaarde (> 1.0).

Hogeschool Viaa kent een Treasurystatuut, waarin het Treasurybeleid en de daarbij horende bevoegdheden zijn weergegeven. Het Treasurybeleid is risicomijdend. Alle gelden worden aangehouden bij instellingen met een A-rating. Overtollige liquiditeiten worden ondergebracht op een spaar- en depositorekening tegen een geldend rentepercentage van rond de 0%.

Overzicht uitstaande gelden op balansdatum:
Gelden op rekening-courant: € 1.631.000 (dagelijks opvraagbaar)

Gelden op spaar- en depositorekening:
< 1 maand: € 1.399.000 (dagelijks opvraagbaar; vast rentepercentage)

Langlopende schulden:
In 2016 is een lening verstrekt door de Provincie Overijssel, vertegenwoordigd door het Energiefonds Overijssel II B.V. in het kader van de renovatie van het schoolgebouw te Zwolle. De lening kent een hoofdsom van € 5.000.000 en een looptijd van 15 jaar. Daarnaast is in 2018 een aanvullende lening verstrekt door Pettelaar Effectenbewaarbedrijf N.V., vertegenwoordigd door de ASN Bank (Groenprojectenpool), waarin een deel van de oorspronkelijke hoofdsom van de lening van het Energiefonds Overijssel II B.V. is overgenomen door de ASN Bank. Ook deze lening staat in het kader van de renovatie van het schoolgebouw. Deze lening kent een hoofdsom van € 3.000.000 en een looptijd van 15 jaar.

In 2021 is een aanvullende financiering verstrekt door de Provincie Overijssel, vertegenwoordigd door het Energiefonds Overijssel II B.V. in het kader van de tweede fase van de renovatie van het schoolgebouw aan de Wethouder Alferinkweg te Zwolle. De tweede fase betreft de binnenzijde en benedenverdieping, aula en overige ruimtes (Agora) en tevens sloop en afronden van het laatste deel van de buitenzijde (Annex). Deze lening kent een hoofdsom van € 1.550.000 en is verstrekt onder dezelfde voorwaarden als de oorspronkelijke lening.