3 Sociaal jaarverslag

In het wervingsbeleid zet Hogeschool Viaa in op een goede match tussen student en de gekozen studie. In afstemming met decanen, mentoren en studieloopbaanbegeleiders van het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs, richten we de voorlichting zo optimaal mogelijk in en blijven we werken aan het verbeteren van de aansluiting met Hogeschool Viaa. Daar zijn zowel docenten en andere medewerkers van de opleidingen, als de afdeling Marketing en Communicatie bij betrokken. In de voorlichting benaderen we studenten gericht voor het opleidingstraject dat het best past bij hun vooropleiding. Elke opleiding heeft een eigen campagneteam, waarmee gericht en op maat een wervingsplan wordt opgesteld.

Elke aspirant-student krijgt een intakegesprek. De studiekeuzecheck die de voltijdstudenten invullen, draagt ertoe bij dat er een goede voorspelling van de geschiktheid van de student kan worden gedaan als het gaat om de voorgenomen studie. Hiermee kan uitval zoveel mogelijk beperkt worden. Voor de toelaatbaarheid tot de pabo, gelden bovendien de landelijke toelatingstoetsen.

De opleidingen hebben maatregelen getroffen om de aansluiting met het hbo zo soepel mogelijk te laten verlopen. De pabo biedt belangstellenden informatie en begeleiding aan bij de toelatingstoetsen op de pabo. Bij zowel de academie Health Care als de academie Social Work/Theologie wordt de ‘brugmodule’ voor mbo-studenten aangeboden om de doorstroming naar het hbo te vergemakkelijken.

De werving van studenten leverde in 2023 in totaal 660 nieuwe studenten op. Met de nieuwe instroom kwam het totaal aantal studenten per 1 oktober 2023 uit op 2136, een stijging van 2% ten opzichte van 2022.

In 2023 bestond het team van studentbegeleiding uit 5 studentendecanen en 2 studentenpastors/-counselors. Het deel studentendecanen beslaat in totaal 2,75 fte, waarvan 0,4 fte voor beleid. Het pastoraat bestaat uit twee studentenpastors/-counselors, in totaal 1,2 fte.

Een groot deel van het werk van de studentbegeleiding (zo’n 75% van de tijd) wordt besteed aan het voeren van gesprekken met individuele studenten. Er is aan meer dan 370 studenten begeleiding verleend, dat is meer dan 15% van alle studenten.  

De overige tijd, dit is een groeiende taak vanuit de studentbegeleiding, wordt besteed aan voorlichting (bijvoorbeeld aan nieuwe studenten en op open dagen), coördinatie, trainingen geven en overleg. Zo wordt er intern afgestemd over studenten (bijv. met coördinatoren, team suïcide preventie, examencommissie, management, PPO-docenten) én extern (Impacter, Moneyfit, DUO). Vaker vindt een zorgoverleg plaats met begeleiders van studenten op specifieke thema’s zoals autisme, een visuele beperking of psychische klachten.
Door het studentenpastoraat zijn de cursussen Rouwverwerking en Geloof en identiteit gegeven. Ook is in het voorjaar de training faalangst gestart.

In 2022 zijn de verbeterplannen voor studentbegeleiding en studentenwelzijn tot 2024 definitief vastgesteld. Op de volgende thema’s is in 2023 ingezet:

1. Sociale kaart: er is gewerkt aan het helder maken van interne en externe hulpbronnen, inclusief een centrale plek voor praktische informatie voor studenten. 
2. Communicatie student: de informatievoorziening voor studenten is in overleg gecentraliseerd in het digitaal onderwijssysteem en er is een communicatieplan gemaakt om uitingen beter bij studenten in beeld te krijgen (nieuwsbrief, digitale krant, wc-posters). 
3. Studietools: er is voor studenten in de digitale onderwijsomgeving een overzicht met tips voor de studie en studeren.
4. MDO: de rolverdeling in het intern zorgsysteem is helder en de mogelijkheden voor multidisciplinair overleg zijn onderzocht, vastgesteld en met betrokken actoren besproken en gedeeld. 
5. Groepsgericht werken: er is een programma voor 'peer to peer'-support voor studenten opgezet (Buddy2Study) en de pastors hebben groepsgerichte trainingen gegeven, waaronder een nieuwe training voor de aanpak van faalangst.

Naar aanleiding van de beleidsscan die in 2022 door ECIO is uitgevoerd, is in 2023 een onderzoek gestart naar de informatievoorziening richting studenten. Dit project wordt geleid door de studentcoördinator van Social Work en gaat in samenspraak met de curriculumcommissies en studentcoördinatoren.
Eén van de decanen is lid van de examencommissie, om de speciale voorzieningen voor studenten met een ondersteuningsbehoefte meer op één lijn te kunnen regelen.

In het alumnibeleid heeft Hogeschool Viaa als uitgangspunt een levenslange relatie te willen onderhouden met afgestudeerden. Deze relatie moet voor de alumni een meerwaarde hebben op kennis- en netwerkniveau. Hogeschool Viaa hanteert daarom een centraal alumnibeleid. Daarnaast wordt door de verschillende opleidingen jaarlijks een congres of netwerkbijeenkomst georganiseerd voor alumni en verschijnen er regelmatig nieuwsbrieven.

Het aantal medewerkers is bijna gelijk aan 2021, maar de formatie is gestegen met 15 fte t.o.v. 2022. Dat betekent dat de gemiddelde formatie is gestegen. Een aantal vacatures dat al langer gepland stond, is in 2023 ingevuld, met name in de categorie ondersteunend personeel.

Hogeschool Viaa heeft behoefte aan een zekere mate van flexibiliteit als het gaat om de personeelsformatie. We streven naar minimaal 10% en maximaal 15% flexibele formatie. Daarmee kunnen fluctuaties van allerlei aard opgevangen worden. Nieuwe medewerkers worden eerst voor bepaalde tijd aangenomen. Als het gaat om structurele formatie en er sprake is van goed functioneren, dan volgt na een jaar in principe een overeenkomst voor onbepaalde tijd.

Voor ziektevervanging en tijdelijke extra werkzaamheden (zoals bij de vernieuwing van curricula of andere innovatieve projecten) wordt, naast tijdelijke contracten, ook gebruik gemaakt van tijdelijke uitbreidingen op bestaande arbeidsovereenkomsten.

Op peildatum 31 december 2023 was 15,22% van de totale formatie in tijdelijke dienst. Op dat moment waren drie medewerkers via een uitzendconstructie werkzaam voor samen 0,8 fte. Er zijn grote verschillen tussen de afdelingen. Die hebben elk hun eigen oorzaak. Met name in de Educatieve Academie waren veel nieuwe collega’s die eerst een tijdelijk dienstverband krijgen, hetzelfde geldt voor een groter aantal nieuwe medewerkers bij de diensten, waar een inhaalslag is gemaakt t.o.v. de groei van Hogeschool Viaa.

Hogeschool Viaa is wettelijk eigenrisicodrager voor de WW en de BWWW en heeft actief beleid om de instroom zoveel mogelijk te beperken. Bij beëindiging van een arbeidsrelatie -waarbij geen sprake is van ontslag op eigen verzoek- wordt gestreefd naar begeleiding van werk naar werk.  Als dat niet mogelijk is gebleken wordt tijdens de WW actieve begeleiding ingezet via de dienstverlening van Randstad Rise-Smart (voorheen ‘Grip op de (B)WW’).
Tevens is er preventief sprake van actieve loopbaanbegeleiding en professionalisering met het oog op ander werk.

In 2023 was er sprake van twee bovenwettelijke WW-trajecten. Eén keer was er sprake van een toekenning van drie maanden en het andere traject is na een half jaar beëindigd. Op peildatum 31-1-2-2023 lopen er geen BWWW aanspraken. 

De christelijke identiteit van Hogeschool Viaa laat zich gemakkelijk verbinden met HR-doelstellingen. We vinden het belangrijk dat medewerkers hun door God gekregen talenten optimaal kunnen inzetten en ontwikkelen, zolang dat past bij de doelstellingen van onze hogeschool. Het beleid met betrekking tot professionalisering en duurzame inzetbaarheid zijn daarbij de meest aangewezen HR-instrumenten. 

Professionalisering is een structureel onderwerp van gesprek in de HR-gesprekken. In de cao-hbo is overeengekomen dat 6% van het getotaliseerde jaarinkomen besteed moet worden aan professionalisering; 3% aan het basisrecht in uren en 3% wordt besteed aan vervanging en out-of-pocketkosten, zoals collegegelden, reis- en verblijfkosten en kosten voor studiematerialen.

Het getotaliseerde jaarinkomen (brutosalaris + vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering) bedroeg in 2023 € 13.143.995. Onderstaand overzicht geeft de bestede gelden weer, verdeeld over de diverse categorieën. 

Dat Hogeschool Viaa het motto ‘voorkomen is beter dan genezen’ hanteert bij het ziekteverzuimbeleid, ligt voor de hand. De individuele medewerker en diens leidinggevende zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor preventieve maatregelen om ziekte zoveel mogelijk te voorkomen. De HR-gesprekken zijn daarbij het meest aangewezen instrument. Het arbeidsgerelateerde zorgpakket van Zilveren Kruis (Present) wordt bij voorkeur preventief ingezet. Hier is in 2023 weer goed gebruik van gemaakt.

Het verzuimpercentage over 2023 is fors gedaald t.o.v. 2022, toen het erg hoog was. Samen met Covades, de arbodienst, wordt hard gewerkt aan reductie van het verzuimpercentage. Medewerkers worden bij verzuim in een vroeg stadium door de casemanager gebeld, zodat een snelle triage plaats kan vinden. Deze manier van werken wordt als positief ervaren. 

Het arbeidsomstandighedenbeleid is gericht op optimale arbeidsomstandigheden, zodat de veiligheid en de gezondheid van de medewerkers van Hogeschool Viaa zoveel mogelijk worden gewaarborgd en bevorderd. De motivatie daarvoor is tweeledig; Viaa wil een goede werkgever zijn en is daarnaast gebaat bij gezonde en vitale medewerkers.

Hogeschool Viaa stelt in haar ambities een gastvrij klimaat na te streven, sociale veiligheid staat daarmee hoog op de agenda.

In 2023 is onderzocht op welke manier we gerichter kunnen sturen op het vergroten van sociale veiligheid voor medewerkers en studenten, die meer onveiligheid ervaren. Als resultaat daarvan is er een Aandachtsfunctionaris diversiteit en inclusie geworven, die in 2024 start met haar werkzaamheden in het adviseren over beleid en communicatie en stroomlijnen van activiteiten.

Hogeschool Viaa heeft twee vertrouwenspersonen in dienst.